INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 05, DE 05 DE AGOSTO DE 2014

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe confere o inciso IX, alínea “a”, do art. 93 do Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal (Anexo I da Resolução TRE-AM n. 015/2009),

CONSIDERANDO o disposto no art. 63 da Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964, que estabelece que a fase de liquidação da despesa é aquela na qual se verifica o direito adquirido pelo credor, tendo como base os títulos e documentos comprobatórios do crédito;

CONSIDERANDO os princípios da eficiência e eficácia previstos na Constituição Federal de 1988, bem como o princípio da racionalização, mediante simplificação de processos e supressão de controles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco, previsto no Decreto-Lei n. 200, de 25 de fevereiro de 1967;

CONSIDERANDO a necessidade de sistematizar as ações relacionadas ao tema, sobretudo as que se referem à atestação de documentos fiscais relativos às aquisições e contratações de serviços,

RESOLVE:

Art. 1º Os seguintes procedimentos preliminares da fase de liquidação de despesa deverão ser observados pelos fiscais de contrato:

I – cumprir as determinações previstas na Lei n. 8.666/93, no termo de contrato ou no instrumento hábil que o substitua e no ato que o designou;

II – conferir se o valor consignado no documento fiscal de cobrança coincide com o valor efetivamente contratado ou se corresponde ao serviço efetivamente prestado;

III – conferir se o CNPJ do contratado, constante no documento fiscal de cobrança, coincide com o que consta no termo de contrato ou no instrumento hábil que o substitua e na nota de empenho;

IV – juntar o documento fiscal de cobrança, os documentos obrigatórios e aqueles considerados essenciais à comprovação do direito do credor, ao procedimento administrativo de pagamento correspondente;

V – solicitar do contratado todo e qualquer documento que deva integrar o rol de documentos obrigatórios ou considerados essenciais à liquidação da despesa, e que porventura não esteja incluído dentre aqueles por ele protocolados, desde que, sem prejuízo da credibilidade, não possa ser obtido por outros meios idôneos;

VI – solicitar do contratado a retificação ou a substituição de qualquer documento integrante do procedimento de cobrança que esteja em desacordo com o previsto no termo de contrato ou instrumento hábil que o substitua, no edital do certame licitatório ou mesmo na legislação de regência.

§ 1º Para efeito do disposto nos incisos IV e V deste artigo, considera-se documentos obrigatórios para a liquidação da despesa aqueles previstos em lei, no termo de contrato ou instrumento hábil substituto ou em regulamento, e essenciais aqueles sem os quais não há como aferir objetivamente o direito do credor e a responsabilidade do fiscal do contrato.

§ 2º Quaisquer outros documentos que tenham por finalidade apenas e tão somente auxiliar o fiscal do contrato no cumprimento das observações elencadas nos incisos do caput deverão ser mantidos organizadamente sob a guarda deste, em arquivo específico do contrato, para fins de composição do registro próprio de que trata o §1º do art. 67 da Lei n. 8.666/93.

Art. 2° Configuram documentos obrigatórios ou essenciais para fins de liquidação de despesa, sem prejuízo de outros previstos em lei, no termo de contrato ou instrumento hábil substituto ou em regulamento:

I – formulário de liquidação de despesa regularmente preenchido e assinado (Modelo I, Anexo I);

II – documento fiscal hábil devidamente atestado;

III – nota técnica, quando necessária (Modelo II, Anexo II);

IV – planilha com a demonstração de valores individualizados, quando a liquidação se referir a contratos de fornecimento de combustíveis e lubrificantes, passagens, manutenção de veículos, serviço de telefonia e outros que necessitarem de individualização, a critério da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças;

V – certidão negativa de débitos relativos aos tributos federais e à dívida ativa da União ou certidão positiva com efeitos de negativa correspondente;

VI – certidão negativa de débitos relativos às contribuições previdenciárias e às de terceiros ou certidão positiva com efeitos de negativa correspondente;

VII – certificado de regularidade do FGTS – CRF;

VIII – certidão negativa de débitos trabalhistas – CNDT;

IX – declaração de opção pelo regime diferenciado e favorecido de tributação previsto na Lei Complementar n. 123/2006 (Simples Nacional).

§ 1º Os documentos a que se referem os incisos V a VIII do caput, quando obtidos na internet, deverão ser assinados pelo fiscal do contrato ou pelo seu substituto legal, preferencialmente, ou ainda, por servidor lotado na mesma unidade do primeiro, salvo o disposto no parágrafo imediatamente seguinte.

§ 2º Não sendo possível a anexação de qualquer dos documentos a que se referem os incisos V a VIII, o fiscal do contrato deverá registrar esse fato no formulário de liquidação, justificar e encaminhar a cobrança à Coordenadoria de Orçamento e Finanças, hipótese em que caberá a esta juntar o documento faltante ao procedimento de pagamento, quando disponível, e proceder à liquidação e ao pagamento.

§ 3º Para efeito do disposto no inciso III do caput, considera-se nota técnica o documento formal emitido pelo fiscal do contrato, por meio do qual esclarece toda e qualquer controvérsia ou ponto duvidoso acerca da execução, devendo, por meio dela, confirmar ou não o cumprimento integral do que foi pactuado entre as partes e comunicar eventual glosa do valor cobrado, justificando essa medida.

§ 4º A nota técnica terá a seguinte estrutura:

a) introdução, contendo os fundamentos legais, históricos e ou técnicos acerca da matéria a que se refere, quando for o caso;

b) desenvolvimento, do qual constará a análise técnica da matéria;

c) conclusão, da qual constará: o parecer técnico favorável ou desfavorável acerca da matéria, confirmando ou não o cumprimento integral do que foi pactuado entre as partes; eventuais sugestões ou pedidos de providências; eventual glosa do valor cobrado e a respectiva justificativa.

Art. 3° O fiscal do contrato deverá preencher o formulário de liquidação de despesa com todos os dados nele exigidos, salvo aqueles incompatíveis com a natureza do ato administrativo que deu origem à despesa, constituindo motivo suficiente para a devolução do procedimento de pagamento à origem a mera constatação de dados incorretos, desatualizados ou do não preenchimento de campos de preenchimento obrigatório.

Parágrafo único. Para efeito do disposto no caput, define-se como desatualizado o seguinte:

I – nº da nota de empenho que não seja o daquela emitida para a cobertura das despesas do exercício corrente, quando se tratar de contrato de execução continuada;

II – nº do procedimento administrativo e do respectivo volume que não seja o correspondente ao da cobrança encaminhada para liquidação de despesa;

III – nº do documento fiscal hábil que não seja o daquele encaminhado para liquidação da despesa;

IV – nº do ato de designação do fiscal do contrato que não seja o do que esteja em vigor à época do encaminhamento da cobrança para liquidação da despesa;

V – valor da despesa a ser liquidada, em algarismos e por extenso, que não seja o daquela encaminhada para liquidação;

VI – mês de referência da despesa em cobrança, quando se tratar de contrato de execução continuada.

Art. 4° Compete à Coordenadoria de Orçamento e Finanças promover a análise técnica da cobrança encaminhada para fins de liquidação e o subsequente pagamento.

Parágrafo único. Havendo irregularidades ou impropriedades nos atos preliminares ao estágio da liquidação da despesa, de competência do fiscal do contrato, a Coordenadoria de Orçamento e Finanças, visando à regularização, é autorizada a diligenciá-lo mediante a utilização dos meios mais ágeis à sua disposição, em cumprimento ao princípio da racionalização, que respalda a simplificação de procedimentos e a supressão de controles que se evidenciem como puramente formais ou cujos custos sejam evidentemente superiores ao risco envolvido, previsto no Decreto-Lei n. 200, de 25 de fevereiro de 1967.

Art. 5º Estão irrestritamente subordinados às disposições constantes nesta instrução normativa:

I – fiscais de contrato;

II – substitutos legais de fiscais de contrato;

III – comissões fiscalizadoras de contratos;

IV – comissões de recebimento de material.

Art. 6° Compete à Seção de Expedição encaminhar os documentos de cobrança ali recebidos aos fiscais de contrato.

Parágrafo único. A Seção de Contratos e Elaboração de Editais manterá atualizada a relação de fiscais de contrato e a fornecerá à Seção de Expedição, visando ao cumprimento do disposto no caput.

Art. 7° Os casos omissos serão resolvidos pela Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças.

Art. 8° Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

CYNTHIA EDWARDS MOUTA

Diretora-Geral

 

ANEXO I

Modelo I

 

 

 

Despesa para liquidação, nos termos do art. 63, parágrafos 1º e 2º e incisos, da Lei n. 4.320, de 17.3.1964.

 

 

 

___________________________________

assinatura e carimbo do fiscal do contrato

 

 

ANEXO II

Modelo II