INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 01, DE 27 DE JULHO DE 2020

Considerando que o art. 63 da Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964 estabelece a fase de Liquidação de Despesa como aquela na qual se verifica o direito adquirido pelo credor, tendo como base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito;

Considerando a necessidade de se promover a sistematização das ações relacionadas ao tema, no intuito de demonstrar clareza, transparência e eficiência na atestação das aquisições de bens em geral, na prestação de serviços e reembolso de despesas, o que agilizará a análise técnica executada pela Coordenadoria de Orçamento e Finanças;

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos preliminares da fase de liquidação de despesas, prevista no art. 63 da Lei nº 4.320/64, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

Art. 2º As liquidações de despesas deverão tramitar no próprio processo de aquisição ou prestação de serviço, quando o fornecimento de material ou prestação de serviço for único. No caso de prestação de serviço contínuo e de reembolso de despesas com cumprimento de mandados ou de despesas médicas e odontológicas, o Processo Administrativo Digital (PAD) deverá ser criado por exercício financeiro e indicação da classificação do serviço e da situação de pagamento.

Parágrafo único. O processo de pagamento de serviço contínuo ou reembolso de despesas com cumprimento de mandados ou de despesas médicas e odontológicas, quando criado, deverá ser instruído:

I - quando se tratar de serviço contínuo: com contrato, aditivos, apostilas e suas respectivas publicações no Diário Oficial da União (DOU), ordem de serviço de designação da fiscalização e nota de empenho;

II - quando se tratar de reembolso de mandado: com portaria de designação do oficial de justiça e respectiva publicação no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) e autorização prévia expedida pela Corregedoria Regional Eleitoral (CRE) no caso da designação recair sobre o chefe de cartório;

III - quando se tratar de reembolso de despesas médicas e odontológicas: com resolução, instrução normativa, portarias e quaisquer outros normativos que estabeleçam parâmetros de pagamento.

Art. 3º As solicitações de reembolso de passagens e despesas com transporte (excesso de bagagem, dentre outras) devem tramitar no PAD de autorização do deslocamento a serviço, quando da apresentação dos comprovantes de deslocamento, encaminhado ao titular da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças e deverá ser instruído com nota fiscal, bilhetes ou recibos de pagamento e o requerimento de solicitação de reembolso deve indicar dados bancários atualizados.

Art. 4º O servidor designado como fiscal de contrato deverá, ao receber os documentos necessários para a liquidação da despesa:

I - conferir se o valor cobrado coincide com o valor efetivamente contratado;

II - conferir se o CNPJ do contratado, constante do documento de cobrança, coincide com o disposto no termo de contrato/convênio/credenciamento e com o disposto na nota de empenho;

III - solicitar do contratado todo e qualquer documento que deva integrar o rol de documentos essenciais à liquidação da despesa, e que, porventura, não esteja incluído dentre aqueles por ele protocolados;

IV - solicitar do contratado a retificação ou substituição de qualquer documento integrante do procedimento de cobrança que esteja em desacordo com o previsto no termo de contrato/convênio/credenciamento, edital ou legislação vigente;

V - apresentar os dados bancários atualizados para o pagamento.

Art. 5º O fiscal de contrato deverá preencher o Formulário de Liquidação de Despesa com todos os dados nele exigidos, salvo aqueles incompatíveis com a natureza do ato administrativo que deu origem à despesa, constituindo motivo suficiente para devolução do processo, a mera constatação de inserção de dados incorretos ou desatualizados ou do não-preenchimento dos campos a serem obrigatoriamente preenchidos.

Art. 6º A liquidação de despesa deverá ser instruída com:

I - Formulário de Liquidação de Despesa preenchido e assinado eletronicamente (Anexo I);

II - Formulário de Reembolso de Despesas Médicas preenchido e assinado eletronicamente (Anexo II), se for o caso;

III - Formulário de Reembolso de Passagens e Despesas com Transportes preenchido e assinado eletronicamente (Anexo III), se for o caso;

IV - Nota fiscal/fatura e recibo atestados pelo fiscal do contrato ou seu substituto;

V - Nota técnica preenchida e assinada eletronicamente (Anexo IV), quando for o caso;

VI - Tabela de demonstração de valores individualizados, quando se tratar de despesas com combustíveis, manutenção de veículos, energia elétrica, água e esgoto, telefonia, dentre outros que formem a composição do valor a ser pago;

VII - Requisição de serviço/material, quando necessário;

VIII - Relatório mensal, se exigido na Ordem de serviço respectiva;

IX - Comprovante de entrada de materiais de consumo ou bens permanentes no sistema ASI gerenciado pela SEALM e SEPAT, quando for o caso;

X - Certidões negativas conferidas e assinadas eletronicamente, de débitos federais, FGTS e débitos trabalhistas. Se o instrumento contratual determinar outras, o fiscal também deve apresentá-las.

Art. 7º O processo de pagamento deverá ser encaminhado à Coordenadoria de Orçamento e Finanças em até cinco dias úteis do recebimento dos documentos comprobatórios enviados pelo fornecedor. A Coordenadoria de Orçamento e Finanças terá até 10 (dez) dias úteis para efetuar a liquidação e o pagamento da despesa analisada, contados da chegada do processo na unidade.

Parágrafo único. Quaisquer impropriedades ou irregularidades ensejarão em diligência, período em que os prazos determinados no caput deste artigo estarão suspensos.

Art. 8º Os casos omissos deverão ser orientados pela Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças.

Art. 9º Revoga-se a Portaria TRE/AM nº 835, de 3 de outubro de 2007.

RUY MELO DE OLIVEIRA

Diretor-Geral do TRE-AM

 

ANEXO I

 FORMULÁRIO DE LIQUIDAÇÃO DE DESPESA 

 

 

 

 

Nome por extenso e assinatura eletrônica do fiscal do contrato.

 

Instruções de preenchimento do Formulário de liquidação de despesa:

1. Identificar o PAD com número e ano de criação;
2. Identificar o contrato com número e ano de emissão, se for caso. Se não, deixar em branco;
3. Identificar a modalidade de licitação: dispensa, inexigibilidade, pregão, convite, tomada de preços ou concorrência;
4. Identificar a ordem de serviço de designação do fiscal do contrato com número e ano de emissão, se existir. Se não, deixar em branco;
5. Identificar a unidade demandante da liquidação de despesa;
6. Identificar data da emissão do formulário;
7. Identificar objeto contratado, credor, empenho, numeração da nota fiscal/fatura/recibo e data de emissão além do valor total;
8. Identificar certidões negativas com prazo de validade.