INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03, DE 01 DE JULHO DE 2022

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO que o art. 63 da Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964 estabelece a fase de Liquidação de Despesa como aquela na qual se verifica o direito adquirido pelo credor, tendo como base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito;

CONSIDERANDO a necessidade de se promover a sistematização das ações relacionadas ao tema, no intuito de demonstrar clareza, transparência e eficiência na atestação das aquisições de bens em geral, na prestação de serviços e reembolso de despesas, o que agilizará a análise técnica executada pela Coordenadoria de Orçamento e Finanças;

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos preliminares da fase de liquidação de despesas, prevista no art. 63 da lei n.º 4.320/64, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

Art. 2º As liquidações de despesas deverão tramitar no próprio processo de aquisição ou prestação de serviço, quando o fornecimento de material, prestação de serviço ou reembolso de despesas for único. No caso de prestação de serviço contínuo, a unidade demandante deverá criar um processo administrativo de pagamento por exercício financeiro.

Parágrafo único. O processo de pagamento de serviço contínuo, quando criado, deverá ser instruído com contrato, aditivos, apostilas e suas respectivas publicações no Diário Oficial da União - DOU, ordem de serviço de designação da fiscalização e nota de empenho.

Art. 3º As solicitações de reembolso de passagens e despesas com transporte (excesso de bagagem, dentre outras) devem tramitar no processo administrativo de autorização do deslocamento a serviço, quando da apresentação dos comprovantes de deslocamento, encaminhado ao titular da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças e deverá ser instruído com nota fiscal, bilhetes ou recibos de pagamento e o requerimento de solicitação de reembolso indicado no ANEXO III.

Art. 4º As solicitações de reembolso de despesas médicas, odontológicas e de medicamentos do Programa do TRE+SAÚDE devem tramitar em procedimento administrativo específico utilizando o formulário do Anexo II, acompanhado dos comprovantes de pagamentos correspondentes e devido atesto da unidade responsável ou com indicação dos procedimentos administrativos correlacionados para exame da unidade.

Parágrafo único. O processo de pagamento de reembolso de despesas médicas e odontológicas, quando criado, deverá ser instruído com resolução, instrução normativa, portarias e quaisquer outros normativos que estabeleçam parâmetros de pagamento e deve tramitar por exercício financeiro.

Art. 5º As solicitações de reembolso de despesas de transporte com cumprimento de mandados devem tramitar em processo administrativo de pagamento por exercício financeiro e devem estar acompanhadas do formulário constante do ANEXO IV, com cópias dos mandados cumpridos e ato de designação do oficial.

Art. 6º O reembolso de despesas diversas, autorizadas excepcionalmente pelo ordenador de despesas, devem ser realizadas utilizando o formulário do ANEXO III, acompanhado dos comprovantes de pagamentos correspondentes e atestado por servidor ou magistrado, que não seja o próprio beneficiado.

Parágrafo único. O processo administrativo criado será exclusivo para o objeto e será emitida nota de empenho específica para a despesa.

Art. 7º O servidor designado como fiscal de contrato deverá, ao receber os documentos necessários para a liquidação da despesa,

I – conferir se o valor cobrado coincide com o valor efetivamente contratado;

II – conferir se o CNPJ do contratado, constante do documento de cobrança coincide com o disposto no termo de contrato e com o disposto na nota de empenho;

III – solicitar do contratado todo e qualquer documento que deva integrar o rol de documentos essenciais à liquidação da despesa, e que por ventura não esteja incluído dentre aqueles por ele protocolados;

IV – solicitar do contratado a retificação ou substituição de qualquer documento integrante do procedimento de cobrança que esteja em desacordo com o previsto no termo de contrato, edital ou legislação vigente;

V - dados bancários atualizados para o pagamento.

Art. 8º O fiscal de contrato deverá preencher o Formulário de Liquidação de Despesa (ANEXO I) com todos os dados nele exigidos, salvo aqueles incompatíveis com a natureza do ato administrativo que deu origem à despesa, constituindo motivo suficiente para devolução do processo, a mera constatação de inserção de dados incorretos ou desatualizados ou do não-preenchimento dos campos a serem obrigatoriamente preenchidos.

Art. 9º A liquidação de despesa deverá ser instruída com:

I – Formulário de Liquidação de Despesa preenchido e assinado eletronicamente (Anexo I);

II – Formulário de Reembolso de Despesas Médicas preenchido e assinado eletronicamente (Anexo II), se for o caso;

III – Formulário de Reembolso de Passagens, Despesas com Transportes e Reembolsos em Geral, preenchido e assinado eletronicamente (Anexo III), se for o caso;

IV – Formulário de Solicitação de Reembolso de Despesa de Transporte com cumprimento de Mandados, preenchido e assinado eletronicamente (Anexo IV), se for o caso;

V – Nota Fiscal/fatura atestada pelo fiscal do contrato ou seu substituto;

VI - Nota técnica preenchida e assinada eletronicamente (Anexo V), quando for o caso;

VII – Tabela de demonstração de valores individualizados, quando se tratar de despesas com combustíveis, manutenção de veículos, energia elétrica, água e esgoto, telefonia, dentre outros que componham o valor a ser pago;

VIII – Requisição de serviço/material, quando necessário;

IX – Relatório mensal, se exigido na Ordem de serviço respectiva;

X – Comprovante de entrada de materiais de consumo ou bens permanentes no sistema ASI gerenciado pela SEALM e SEPAT, quando for o caso;

XI – Certidões negativas conferidas e assinadas eletronicamente, de débitos federais, FGTS e débitos trabalhistas. Se o instrumento contratual determinar outras, o fiscal também deve apresentá-las.

Art. 10º O processo de pagamento deverá ser encaminhado à Seção de Contabilidade/COF em até 5 (cinco) dias úteis do recebimento dos documentos comprobatórios enviados pelo fornecedor. A Seção de Contabilidade terá até 10 (dez) dias úteis para efetuar a análise da liquidação e enviar à Seção de Execução Orçamentária e Financeira/SEORF, para o pagamento da despesa, contados da chegada do processo na unidade.

Parágrafo único. Quaisquer impropriedades ou irregularidades ensejarão em diligência, período em que os prazos determinados no caput deste artigo estarão suspensos.

Art. 11 Os casos omissos deverão ser orientados pela Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças.

Art. 12 Revoga-se a Instrução Normativa nº 01/2020.

MELISSA LAVAREDA RAMOS NOGUEIRA

DIRETORA-GERAL TRE-AM