INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 06, DE 21 DE NOVEMBRO DE 2023

A TITULAR DA DIRETORIA GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 5º da Resolução TRE-AM n° 40, de 19 de setembro de 2023, resolve:

I - DA CONCESSÃO

Art. 1º A solicitação de suprimento de fundos será dirigida à Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças, que instruirá o processo administrativo visando a autorização do ordenador de despesas, indicando a finalidade, o valor, a classificação da despesa, o nome do suprido, os prazos de aplicação e de prestação de contas, além do enquadramento legal.

§ 1º É competente para requerer suprimento de fundos o titular de secretaria, coordenadoria, assessoria, presidência de comissão ou grupo de trabalho, juiz eleitoral e o chefe de cartório ou os respectivos substitutos legais, ficando os períodos de concessão e de aplicação adstritos aos períodos de substituição para estes últimos.

§ 2º O suprimento de fundos poderá ser concedido a magistrados, servidores efetivos do quadro de pessoal do Tribunal, servidores requisitados ocupantes de cargo em comissão ou função comissionada.

Art. 2º Não será concedido suprimento de fundos:

I - a responsável por 2 (dois) suprimentos;
II - ao suprido em atraso na prestação de contas ou declarado em alcance;
III - a ordenador de despesa;
IV - ao titular da Coordenadoria de Orçamento e Finanças ou ao seu substituto;
V - ao titular da Coordenadoria de Material e Patrimônio, da Seção de Gestão de Patrimônio e da Seção de Gestão de Almoxarifado ou aos respectivos substitutos.

Parágrafo único. Considera-se em alcance o suprido que não tenha prestado contas no prazo determinado ou cujas contas não tenham sido aprovadas.

Art. 3º Deverá constar do ato de concessão de suprimentos de fundos:

I - nome completo, cargo ou função do suprido;
II - a natureza da despesa;
III - o valor do suprimento em algarismos e por extenso;
IV - o elemento de despesa;
V - o período de aplicação;
VI - o prazo de comprovação;
VII - a forma de pagamento (Conta tipo B ou CPGF); e
VIII - a data da concessão.

II - DA APLICAÇÃO

Art. 4º Os prazos de aplicação e de prestação de contas não poderão exceder a 90 (noventa) dias e 15 (quinze) dias, respectivamente.

Parágrafo único. O prazo de aplicação contar-se-á da notificação pela Seção de Programação Financeira - SEPFIN.

Art. 5º O suprimento de fundos não poderá ter aplicação diversa daquela especificada no ato de concessão e na nota de empenho.

§ 1º Sempre que o suprimento de fundos se destinar, simultaneamente, à aquisição de material e contratação de serviço, a dotação deverá ser classificada nos elementos de despesa correspondentes.

§ 2º É vedado o fracionamento de despesa ou de documentação comprobatória para adequação ao limite legal estabelecido para concessão de suprimento de fundos.

§ 3º As despesas só deverão ser realizadas da data do crédito do suprimento até o termo final do período de aplicação.

§ 4º É vedado antecipar a realização de despesas objeto de solicitação de suprimento de fundos mediante o pagamento com cartão de crédito, cartão de débito, cheque pessoal ou qualquer outro meio de pagamento, com o fim de obter benefícios pessoais.

§ 5º Serão impugnadas as despesas realizadas antes da data do crédito e após o termo final do prazo de aplicação, bem assim aquelas cujos comprovantes contiverem valores incorretos, emendas, rasuras ou entrelinhas.

Art. 6º As despesas deverão ser pagas com Cartão de Pagamento do Governo Federal, doravante denominado CPGF.

§ 1º Excepcionalmente, poderá ser concedido suprimento de fundos por meio de conta tipo B, desde que haja justificativa formal quanto à inviabilidade de se conceder por meio de CPGF, a critério do ordenador de despesas.

§ 2º É vedada a utilização do CPGF na modalidade saque, exceto quando autorizada pelo ordenador de despesa, para situações específicas, devidamente justificadas, observado o limite de 30% (trinta porcento) do total da despesa anual com suprimento de fundos.

Art. 7º Em caso de saque em dinheiro, o valor não utilizado deverá ser recolhido por meio de Guia de Recolhimento da União - GRU, cabendo ao suprido solicitá-la junto à SEPFIN, via e-mailsepfin@tre-am.jus.br.

Parágrafo único. O recolhimento de que trata este artigo deverá ser efetuado pelo suprido no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, contados do término do prazo de aplicação.

Art. 8º As contratações mediante o uso do CPGF serão realizadas pelo suprido junto ao afiliado.

§ 1º O pagamento ao afiliado será efetivado na data da compra, mediante aposição de senha.

§ 2º Não são permitidos acréscimos no valor das compras pagas com o CPGF.

§ 3º Cabe ao suprido observar a natureza e os limites dos gastos autorizados pelo ordenador de despesas.

Art. 9º O suprido responderá pela guarda e uso do CPGF.

Parágrafo único. Em casos de roubo, furto, perda ou extravio do CPGF, o suprido deverá providenciar, em até 24 (vinte e quatro) horas o bloqueio do cartão por intermédio do ordenador de despesas, da agência de relacionamento do Banco do Brasil ou, ainda, da Central de Atendimento 24 horas do BB.

III - DA COMPROVAÇÃO

Art. 10 O prazo para prestar contas será de até 15 (quinze) dias subsequentes ao término do período de aplicação.

§ 1º Em razão do encerramento do exercício financeiro anual, o dia 15 de novembro será o prazo máximo de aplicação de recursos concedidos a título de suprimento de fundos, devendo as contas serem prestadas nos 15 (quinze) dias subsequentes, impreterivelmente.

§ 2º Caso as contas não sejam prestadas no prazo, decorridos 5 (cinco) dias úteis a SEPFIN comunicará o fato à chefia imediata.

Art. 11 Os comprovantes das despesas serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, contendo, necessariamente:

I - discriminação clara do serviço prestado ou do material fornecido, dos valores unitário e total, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação da despesa;

II - atestado de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido pela unidade administrativa requisitante do suprimento, emitido por servidor ou magistrado da unidade que solicitou o material ou o serviço, diverso do suprido ou do ordenador de despesas; e

III - data da emissão.

§ 1º O atestado a que se refere o inciso II deverá conter data e assinatura, seguidas do nome legível, cargo ou função do emissor.

§ 2º O material ou serviço fornecido por pessoa jurídica, pago com suprimento de fundos, será comprovado por meio de documento fiscal idôneo.

§ 3º O serviço prestado por pessoa física, pago com suprimento de fundos, será comprovado por meio de recibo, que deverá conter o nome, endereço, número do registro geral (RG), número de inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF), número de inscrição no INSS/PIS/PASEP e assinatura.

Art. 12 O valor comprovado não poderá exceder o valor do suprimento.

Parágrafo único. O valor comprovado que exceder o suprimento não será reembolsado.

IV- DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 13 A prestação de contas conterá, obrigatoriamente, os seguintes documentos:

I - extrato do CPGF contendo toda a movimentação do crédito;
II - extrato da conta bancária contendo toda a movimentação financeira, desde o depósito até o saldo final, caso o suprimento seja concedido por meio de conta bancária tipo B;
III - primeiras vias dos comprovantes das despesas realizadas, a saber:
a) nota fiscal de prestação de serviço ou de venda ao consumidor, em caso de pessoa jurídica;
b) recibo contendo o nome completo, endereço, número do registro geral (RG), número de inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF), número de inscrição no INSS/PIS/PASEP, endereço e assinatura do prestador do serviço, em caso de pessoa física;
III - demonstrativo de receita e despesa, com assinatura do suprido;
IV - comprovante de recolhimento do saldo e ou do tributo retido, se for o caso.

§ 1º Os comprovantes de despesas só serão aceitos se estiverem dentro do prazo de aplicação definido no ato da concessão.

§ 2º Caso o serviço tenha sido prestado por pessoa física e o pagamento ocorra em espécie, decorrente de saque da conta tipo B, deverá ser retido o valor referente a contribuição social, cujo recolhimento dar-se-á por meio de Guia de Recolhimento da União - GRU, a ser emitida pela SEPFIN. Com o CPGF, o pagamento dar-se-á pelo valor líquido, de forma a manter o saldo necessário no empenho para posterior recolhimento da contribuição social à União.

Art. 14. A prestação de contas deverá ser formalizada em processo administrativo apartado do original e será submetido à SEPFIN, que providenciará a juntada do primeiro ao segundo, com vistas à análise da documentação que a compõe.

V- DA ANÁLISE E JULGAMENTO DAS CONTAS PRESTADAS

Art. 15 A SEPFIN procederá à análise da prestação de contas em até 15 (quinze) dias, contados do recebimento da prestação de contas na unidade.

Parágrafo Único. Após a análise, a prestação de contas será submetida à apreciação do ordenador de despesas.

Art. 16 O ordenador de despesas deverá julgar as contas no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento do processo administrativo, decidindo:

I - pela aprovação, quando estiverem regulares;
II - pela aprovação com ressalvas, quando constatadas falhas que não comprometam a sua regularidade; e
III - pela desaprovação, quando constatadas falhas que comprometam a sua regularidade.

§ 1º A decisão pela desaprovação deverá indicar se é total ou parcial, com vistas a definir o valor a ser ressarcido ao erário, o qual deverá ser acrescido de juros e atualização monetária.

§ 2º Em sendo aprovada, a prestação de contas deverá ser encaminhada à Coordenadoria de Orçamento e Finanças - COFIN, que providenciará a baixa de responsabilidade do suprido e, quando for o caso, o recolhimento dos tributos.

VI - DAS PENALIDADES

Art. 17 Caso as contas sejam parcial ou totalmente desaprovadas, o ordenador de despesas deverá determinar a imediata adoção de providências visando ao ressarcimento ao erário do valor aplicado irregularmente, sem prejuízo do direito ao contraditório e ampla defesa do suprido.

Art. 18 O suprido será intimado a recolher o valor integral do suprimento, acrescido de juros e atualização monetária, em até 5 (cinco) dias úteis contados da decisão que assim decidir, se, mesmo após diligência com vistas à regularização, não comprovar a regular aplicação.

Parágrafo único. O recolhimento do suprimento aplicado irregularmente não afasta a apuração de responsabilidade pela não prestação das contas.

VII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19 Ao suprido é reconhecida a condição de preposto do ordenador de despesa, não podendo transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e comprovação do suprimento recebido, devendo prestar contas no prazo estabelecido no ato concessivo.

Art. 20 O suprimento de fundos concedido é considerado despesa efetiva, registrada sob a responsabilidade do suprido até que seja dada a respectiva baixa.

Art. 21 Competirá à Coordenadoria de Auditoria Interna auditar e fiscalizar o cumprimento da presente norma e, à Comissão Permanente de Tomada de Contas Especial, a instrução do processo de tomada de contas especial, quando esgotadas as medidas administrativas visando ao ressarcimento ao erário dos valores aplicados irregularmente.

§ 1º Caberá à Seção de Análise Contábil - SECONT - a inscrição dos responsáveis devedores na conta "diversos responsáveis", no SIAFI.

§ 2º Caso o responsável recolha o valor devido no decorrer do processo de Tomada de Contas Especial, após a adoção das medidas administrativas pertinentes deverá ser providenciada a baixa de responsabilidade.

Art. 22 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

MELISSA LAVAREDA RAMOS NOGUEIRA
Diretora-Geral do TRE-AM