INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01, DE 06 DE JANEIRO DE 2023

Estabelece os procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas (TRE-AM). A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no art. 60º da Portaria TRE-AM nº 1.271, de 27 de dezembro de 2022,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos de gestão de documentos, processos e arquivos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas (TRE-AM), conforme definido a seguir:

Art. 2º É fixado que toda documentação administrativa do TRE-AM, dar-se-á, exclusivamente, por meio do SEI, a partir de 06 de fevereiro de 2023.

§1º São consideradas documentações administrativas, as comunicações entre as unidades organizacionais, assim compreendidas qualquer órgão judicial e/ou unidade administrativa do TRE- AM.

§2º A documentação administrativa de origem externa ao TRE-AM, será recebida e distribuída no SEI, preferencialmente, pela Seção de Expedição e Protocolo (SEEXP), conforme definições expressas na Portaria TRE-AM nº 1.271/2022.

§3º A partir da data estabelecida no caput, ficará proibida a criação de novos processos no sistema Processo Administrativo Digital (PAD), sendo permitido, apenas, a tramitação, até a conclusão, de processos anteriormente criados.

Art. 3º Os documentos externos digitalizados e inseridos no SEI, bem como aqueles gerados no próprio Sistema, serão considerados originais, tramitando somente em meio eletrônico.

§1º A Seção de Expedição e Protocolo (SEEXP) imprimirá a capa do Processo Administrativo, contendo o número de sete dígitos do documento gerado pelo SEI, para entrega por entes externos no momento da entrega de documentos físicos ou digitais de origem externa.

§2º Os documentos originais de procedência externa, recebidos em suporte físico e emitidos por entes externos ao TRE-AM, deverão ser encaminhados, após inserção no SEI, ao Centro de Memória, Biblioteca e Arquivo (CEMEB) para arquivamento.

Art. 4º Os processos produzidos (gerados) no Processo Administrativo Digital (PAD), sigilosos ou não, em tramitação no TRE-AM, poderão ser migrados para o SEI.

Art. 5º São considerados sigilosos, para os efeitos desta Instrução Normativa, os tipos processuais assim previamente classificados no SEI, nos termos do Artigo 16-B da Resolução TSE n° 23.435, de 5 de fevereiro de 2015.

Parágrafo único. A solicitação de inclusão de novos tipos processuais de caráter sigiloso deverá ser encaminhada ao CGSEI, que submeterá a proposta à Presidência do TRE-AM.

Art. 6º São considerados passíveis de restrição de acesso, para os efeitos desta Instrução Normativa, as tipologias documentais assim previamente classificados no SEI, nos termos do Artigo 16-A da Resolução TSE n° 23.435, de 5 de fevereiro de 2015.

Art. 7º Somente será possível a classificação de processos administrativos públicos ou reservados em processos sigilosos se for realizada a alteração do tipo processual no Sistema.

Art. 8º O acesso a processos sigilosos só poderá ocorrer se for concedida credencial de acesso pela unidade geradora do processo.

§1º A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso ao processo sigiloso é da autoridade que fizer a concessão.

§2º O detentor de credencial em processos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deverá comunicar à autoridade que o credenciou, sob pena de responsabilidade funcional, para as providências legais.

Art. 9º Os documentos produzidos no SEI, com destino a órgão externo, deverão ser assinados, preferencialmente, mediante certificação digital, e na impossibilidade, por login e senha.

Art. 10. Os documentos transcritos por suporte digital, certificados por assinatura digital, têm o mesmo valor dos originais.

Art.11. Os processos administrativos já existentes, em especial os de contratação de caráter continuado, poderão ser migrados para o SEI de acordo com as necessidades e conveniência de cada unidade responsável, sendo obrigatório que na denominação do arquivo digital que dará início ao processo conste a identificação deste por meio da sigla "PAD" seguida do número de registro, exemplo "PAD n. XXXXXX/XXXX".

Art.12. Incumbe à Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) comunicar, imediatamente após o ato, o desligamento de qualquer Magistrado, servidor ou estagiário do TRE-AM, à unidade gestora do SEI, Centro de Memória, Biblioteca e Arquivo (CEMEB), para fins de exclusão das permissões de acesso.

Parágrafo Único. No caso dos trabalhadores terceirizados que prestam apoio administrativo e tenham acesso ao SEI, quando do desligamento, incumbe às unidades responsáveis pela fiscalização de postos de trabalho comunicar, imediatamente, à unidade gestora do SEI, CEMEB, para fins de exclusão das permissões de acesso.

Art. 12. Incumbe à Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) comunicar, imediatamente após o ato, o desligamento de qualquer Magistrado, servidor ou estagiário do TRE-AM, à Seção de Suporte Operacional - SESOP/COINF/STI, para fins de exclusão das permissões de acesso.(Redação dada pela Instrução Normativa nº 4/2024)

Parágrafo Único. No caso dos trabalhadores terceirizados que prestam apoio administrativo e tenham acesso ao SEI, quando do desligamento, incumbe às unidades responsáveis pela fiscalização de postos de trabalho comunicar, imediatamente, à Seção de Suporte Operacional - SESOP/COINF/STI, para fins de exclusão das permissões de acesso. (Redação dada pela Instrução Normativa nº 4/2024)

Art. 13. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

(Assinado Eletronicamente, conf. Lei 11.419/2006)

Melissa Lavareda Ramos Nogueira

Diretora-Geral do TRE-AM