INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 8 DE OUTUBRO DE 2024

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto nos arts. 1º, 3º e 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, alterada pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME;

CONSIDERANDO o que dispõe a Resolução TRE-AM nº 14, de 28 de novembro de 2012, a qual aprova, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e das Zonas Eleitorais de sua jurisdição, a atualização e a Revisão do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos,

RESOLVE:

DETERMINAR o cumprimento das seguintes disposições:

SEÇÃO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º. O processo de organização, guarda e desfazimento de documentos/processos, no âmbito da Secretaria do TRE-AM e nos Cartórios Eleitorais, deve ser norteado pelo Código de Classificação de Documentos, pela Tabela de Temporalidade de Documento, aprovados pela Resolução TRE-AM nº 14, de 28 de novembro de 2012 e pelo Manual de Procedimentos Cartorários da Corregedoria Regional Eleitoral do Amazonas, instituído pelo Provimento CRE nº 039/2015.

Art. 2º. Para fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:

I. Anexação de Processos: união definitiva, de um ou mais processos a um outro, considerado principal, desde que pertencentes ao mesmo interessado ou tratem do mesmo assunto;
II. Arquivo Setorial: arquivo localizado na própria Unidade Administrativa, onde são arquivados os documentos de idade corrente;
III. Arquivo Central: local para onde são encaminhados os documentos/processos de todas as Unidades Administrativas e dos Cartórios Eleitorais, após análise de seus conteúdos;
IV. Arquivo Permanente: local onde estão armazenados os documentos permanentes e funciona nas dependências do Arquivo Geral;
V. Autenticação: declaração de autenticidade do documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de servidor público investido de autoridade para tal;
VI. Autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VII. Código de Classificação de Documento: instrumento esquematizado em classes, subclasses, grupos e subgrupos com base nas funções e atividades da instituição, destinado a classificar e organizar os documentos relativos as atividades fim da instituição;
VIII. Documentos de Idade Corrente: conjunto de documentos em tramitação ou não que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração, sendo o arquivo responsável pelo arquivo corrente;
IX. Documentos de Idade Intermediária: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente e que aguarda destinação, sendo o arquivo responsável pelo arquivo intermediário, também chamado pré-arquivo;
X. Documento Permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor;
XI. Documento Arquivístico: aquele produzido ou recebido em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos:
a) nato-físico: produzido originariamente em suporte papel;
b) nato-digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e
c) digitalizado: obtido a partir da conversão de documento físico, gerando representação fiel, fixa e estável, em código digital;
XII. Documento Permanente: documento arquivístico de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado, sendo o arquivo responsável pelo arquivo permanente, também chamado arquivo histórico;
XIII. Informação Sigilosa: submetida temporariamente à restrição de acesso público, em razão de hipótese legal de sigilo, subdividida em:
a) classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, à qual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto, conforme estabelecido pela Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2012 e pela Resolução CNJ nº 215, 2015; e
b) não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, abrangidas pelas demais hipóteses constitucionais e legais de restrição de publicidade;
XIV. Integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
XV. Número do Documento: código numérico sequencial, conforme estabelecido no Manual de Redação Oficial adotado no TRE-AM;
XVI. Plano de Classificação de Documento: instrumento utilizado para classificar, por assunto, todos e quaisquer documentos, produzidos ou recebidos, com o objetivo de agrupá-los sob o mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso;
XVII. Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;
XVIII. Sobrestamento de Processo: interrupção formal e temporária do seu andamento, em razão da existência de questão prejudicial à Administração ou a terceiro interessado, ou por conveniência da Administração do TRE-AM;
XIX. Tabela de Temporalidade de Documento: instrumento de destinação que fixa prazos para guarda de documentos por seu valor informativo, probatório ou histórico ou para eliminação por já terem perdido estes valores;
XX. Unidade: designação correspondente a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do TRE-AM.

Art. 3º. A lista dos documentos/processos a serem eliminados no âmbito das Unidades Administrativas do TRE-AM, será mediante a elaboração do Termo de Eliminação de Documentos contendo a Listagem de Documentos para Eliminação, conforme definindo no ANEXO I, regido de acordo com o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

SEÇÃO II

CAPÍTULO I
DA ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS SETORIAIS NAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Art. 4º. Deve-se identificar os documentos/processos separando-os de acordo com a idade arquivística (corrente, intermediária ou permanente) e conforme a classificação de documento.

Art. 5º. Os documentos/processos identificados na Tabela de Temporalidade de Documento (TTD) como pertencentes à idade corrente, devem permanecer no Arquivo Setorial; os identificados como pertencentes à idade intermediária e permanente, devem ser encaminhados ao Arquivo Central.

Art. 6º. Deve-se classificar os documentos/processos pertencentes à idade corrente na própria Unidade Administrativa responsável por sua guarda, utilizando, para tanto, o Código de Classificação, onde será afixado relacionado ao assunto do documento/processo, observando o que segue:

I - Após a identificação do Código de Classificação relativo ao assunto ou tipologia dos documentos /processos, proceder-se-á à elaboração da etiqueta padrão utilizada pelo Arquivo Central, conforme definindo no ANEXO II, a fim de identificar a caixa, registrando-se:
1) o código de classificação relacionado ao assunto ou tipologia; e
2) o ano de transferência para o Arquivo Central, observando o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documento (TTD);
II - Vencido o prazo de guarda estabelecido na TTD, os documentos/processos devem ser remetidos ao Arquivo Central, via Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ao Centro de Memória, Biblioteca e Arquivo (CEMEB), conforme definindo no ANEXO III.

CAPÍTULO II
DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS SETORIAIS NAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Art. 7º. O descarte de documentos/processos no âmbito das Unidades Administrativas ocorrerá após concluído o processo de avaliação pela Comissão Permanente de Avaliação Documental do TRE-AM, acompanhada pelo Relatório de Eliminação ratificada pela Diretoria-Geral.

§1º Nos casos citados no caput deste artigo, a Listagem de Documentos para Eliminação, conforme ANEXO I, deverá conter o ano de descarte dos documentos/processos, tendo como parâmetros para a contagem, a data de produção e o tempo de guarda dos documentos/processos descritos na TTD.

§2º Cópias reprográficas de documentos deverão ser eliminadas na própria Unidade Administrativa, ficando ao critério da Unidade o tempo de sua eliminação, uma vez que não se tratam de documentos arquivísticos.

§3º Livros, folhetos, folders, revistas e jornais não são considerados documentos arquivísticos e não devem ser enviados ao Arquivo Central, e sim à Biblioteca da Instituição.

Art. 8º. Os documentos/processos considerados históricos pela Unidade Administrativa deverão ser encaminhados ao Arquivo Central, para servirem de referência histórica e de pesquisa.

CAPÍTULO III
DA ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS NOS CARTÓRIOS ELEITORAIS

Art. 9º. Os Cartórios Eleitorais deverão constituir arquivos intermediários, os quais deterão a custódia dos documentos/processos em fase intermediária. O TRE-AM constituíra arquivo permanente, o qual deterá a custódia dos documentos em fase permanente (Provimento CRE nº 039/2015).

Art. 10. Os prazos de guarda, transferência e recolhimento de documentos para os arquivos dos Cartórios Eleitorais obedecerão à determinação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do TRE-AM elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Art. 11. O armazenamento de documentos/processos em arquivos intermediários deverão ser organizados de forma a garantir a recuperação rápida e segura a qualquer tempo, assim como deve ser garantida a conservação dos documentos considerados de valor secundário e de investigação para o devido recolhimento com a finalidade de guarda permanente.

Art. 12. Os documentos/processos que não tenham valor administrativo, legal ou fiscal, deverão ser descartados após o cumprimento do prazo previsto na TTD do TRE-AM (Resolução TRE-AM nº 14/2012), disponível de forma atualizada na página da Biblioteca no portal intranet do TRE-AM.

Art. 13. O descarte será efetivado mediante fragmentação, descaracterização ou inutilização, por processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração, obedecido o disposto no art. 185 do CE, no art. 37 da Resolução TSE nº 23.379/2012, no inciso XXI da Recomendação CNJ nº 37 /2011, e na Tabela de Temporalidade do TRE-AM, quanto à conservação dos materiais e documentos.

I - A fragmentação deverá ser utilizada no caso de descarte de documentos/processos.
II - As mídias digitais, em geral, serão formatadas e descartadas após consulta à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) sobre a possibilidade de reciclagem. O prazo de armazenamento das referidas mídias deverá respeitar os prazos da TTD do TRE-AM.
III - O descarte de cédulas e correspondentes mídias digitais de armazenamento de dados utilizadas nas Eleições se fará após o transcurso do prazo de 60 (sessenta) dias do trânsito em julgado da diplomação de todos os candidatos (art. 185 do CE).

Art. 14. Após efetivados os procedimentos previstos no item anterior, os documentos/processos descartados poderão ser doados a instituições de ensino público ou entidades beneficentes.

Art. 15. Para a realização de descarte de documentos/processos, deverá ser instruído expediente próprio, com vista ao Ministério Público Eleitoral.

CAPÍTULO IV
DO PROCESSO DE DESCARTE NOS CARTÓRIOS ELEITORAIS

Art. 16. O processo de descarte de documentos/processos será iniciado mediante informação da Chefia de Cartório ao Juízo Eleitoral, com indicação da necessidade do descarte e a especificação de quais documentos/processos devam ser descartados; do período ao qual se referem e do vencimento do prazo previsto para conservação, quando for o caso (ver ANEXO I).

Art. 17. O Juízo Eleitoral determinará o registro e a autuação de Procedimento Administrativo específico de descarte de documentos no SEI, bem como a remessa da informação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) para manifestação quanto à possibilidade do descarte dos documentos/processos listados.

Art. 18. Recebida a manifestação da CPAD, a Chefia do Cartório Eleitoral deverá juntá-la aos autos, fazendo-os conclusos ao Juízo Eleitoral.

Art. 19. É obrigatória a manifestação do Ministério Público Eleitoral nos autos de Descarte, devendo o Promotor Eleitoral ser cadastrado como Usuário Externo no SEI.

Art. 20. O descarte, em qualquer caso (eliminação ou doação), se fará mediante prévia publicação de Edital de Descarte, que conterá a indicação do dia, local e a forma de concretização do descarte, bem como a relação dos documentos/processos a serem descartados e a indicação do período a que se referem.

Art. 21. O original do edital deverá ser afixado no Cartório Eleitoral, no local de costume (mural), pelo prazo de 45 (quarenta e cinco) dias (alínea "a", inciso XVII, da Recomendação CNJ nº 37 /2011), assim como publicação no Diário de Justiça Eletrônico (DJE).

Art. 22. Deverá ser feita a juntada, nos autos do procedimento, de cópia do edital, certificando sua afixação em Cartório Eleitoral e sua publicação no DJE.

Art. 23. Em qualquer hipótese de descarte é necessária a presença de, pelo menos, 1 (um) servidor do Cartório Eleitoral, devendo o representante do Ministério Público Eleitoral ser previamente cientificado do ato.

Art. 24. Em caso de eliminação, deverá ser lavrado Termo de Eliminação de Documentos /Processos quando da realização do descarte, bem como deverá ser providenciada a respectiva juntada aos autos.

Art. 25. Quando for o caso de doação, deverá ser feita lavratura do Termo de Doação, bem como deverá ser providenciada a respectiva juntada aos autos.

SEÇÃO III

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 26. Os casos omissos e/ou excepcionais serão apreciados pela Diretoria-Geral.

Art. 27. Fica revogada a Instrução Normativa nº 04, de 06 de julho de 2009.

Art. 28. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DA DIRETORIA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, em Manaus, 08 de outubro de 2024.

JÚLIO BRIGLIA MARQUES
Diretor-Geral do TRE-AM

ANEXO I

LISTAGEM DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO
(MODELO PADRONIZADO)

ANEXO II

ETIQUETA PARA CAIXA

ANEXO III

FLUXO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PASSO 1 - A Unidade Administrativa deverá criar Processo SEI seguindo as seguintes orientações:

a) Tipo do Processo: Eliminação de Documentos Administrativos;
b) Especificação: pertencentes à Unidade (unidade detentora dos documentos); e
c) Interessados: unidade detentora dos documentos.

PASSO 2 - Após a criação do Processo, a Unidade Administrativa deverá criar um Documento seguindo as seguintes orientações:

a) Tipo do Documento: Solicitação;
b) Descrição: Autorização para Eliminação de Documentos da Unidade (unidade detentora dos documentos); e
c) A Solicitação deverá conter a LISTAGEM DE DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO (ANEXO I).

PASSO 3 - Após a criação do Processo e da Solicitação contendo a listagem de documentos para eliminação, a Unidade Administrativa deverá encaminhar o Processo para a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), a qual seguirá as seguintes orientações:

a) A CPAD fará a análise avaliativa dos documentos apresentados para eliminação e emitirá o Termo de Autorização para Eliminação de Documentos (Total ou Parcial); e
b) A CPAD fará o Relatório de Eliminação e encaminhará todo o Processo para a Diretoria-Geral, que por sua vez, fará a avaliação e deliberará sobre a continuidade.

PASSO 4 - Após o retorno do Processo da Diretoria-Geral, contendo a correspondente autorização de continuidade, a CPAD receberá os documentos/processos da Unidade Administrativa demandante.

PASSO 5 - A CPAD produzirá e publicará o Edital de Eliminação no Diário de Justiça Eletrônico (DJE), por 45 (quarenta e cinco) dias, em conformidade com o descrito no §1º, artigo 25 da Resolução CNJ n.º 324/2020.

PASSO 6 - Transcorrido o prazo de publicação do Edital de Eliminação no DJE, e não havendo interposição de recursos, a CPAD entregará os documentos/processos para reciclagem em conformidade com as regras definidas pelo Núcleo de Sustentabilidade do TRE-AM, emitindo-se o necessário Termo de Entrega (SINIR).