PORTARIA N° 571, DE 20 DE AGOSTO DE 2020 (CONJUNTA)

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS e o VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO as diretrizes estabelecidas pela Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006 , que dispõe sobre a informatização do processo judicial, e que, em seu art. 18 , autoriza os órgãos do Poder Judiciário a regulamentarem esse procedimento no âmbito de sua competência;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução TSE n. 23.417, de 11 de dezembro de 2014 , do Tribunal Superior Eleitoral, que instituiu o Processo Judicial Eletrônico (PJe) como o sistema eletrônico de constituição e tramitação de processos judiciais e administrativos na Justiça Eleitoral, e definiu parâmetros específicos de implementação e funcionamento;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria TSE n. 344, de 8 de maio de 2019 , do Tribunal Superior Eleitoral, que estabelece a utilização obrigatória do sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) para a propositura e a tramitação das ações de competência das Zonas Eleitorais;

CONSIDERANDO o teor da Portaria TSE n. 247, de 13 de abril de 2020 , do Tribunal Superior Eleitoral, que dispõe sobre o cadastramento de processos físicos no sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe);

CONSIDERANDO o teor da Portaria TRE-AM n. 176/2017, de 27 de março de 2017 , do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, que dispõe sobre a utilização obrigatório do Processo Judicial Eletrônico (PJe) neste Tribunal;

CONSIDERANDO as disposições da Portaria TRE-AM n. 696, de 21 de outubro de 2019 , do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, que tornou obrigatória a utilização do Processo Judicial Eletrônico (PJe) no âmbito das Zonas Eleitorais;

CONSIDERANDO a existência de condições técnicas que possibilitam o cadastramento no sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) dos processos físicos que ainda se encontram em tramitação;

CONSIDERANDO as vantagens advindas da conversão de autos físicos em processos eletrônicos, sobretudo a tramitação virtual, como instrumento de celeridade e garantia de qualidade da prestação jurisdicional;

RESOLVEM:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. Estabelecer diretrizes de digitalização para a migração dos processos físicos junto ao sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe), no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

§ 1º. Entende-se por digitalização o procedimento de transformação de documentos impressos em arquivos digitais, por meio de equipamento apropriado, do tipo scanner ou similar, juntamente com a utilização de sistema de reconhecimento ótico de caracteres, que possibilite a conversão de textos impressos em dados pesquisáveis.

§ 2º. Entende-se por migração a conversão dos dados de processos físicos cadastrados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), a fim de que o trâmite passe a ocorrer de forma virtual junto ao sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe).

§ 3º. Entende-se por processo qualquer feito autuado junto ao SADP, assim como o inquérito policial e o procedimento criminal apenas protocolizado.

§ 4º. O cadastramento deverá seguir os parâmetros estabelecidos neste normativo e na Portaria TSE n. 247, de 13 de abril de 2020 .

Art. 2º. O procedimento de migração incluirá o prévio cadastramento dos advogados que ainda não possuem cadastro junto ao sistema PJe, na forma dos §§ 1º, 3º e 4º do art. 1º da Portaria TSE nº 247/2020 .

Art. 3º. O cadastramento de processos físicos junto ao sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) deverá ser concluído:

I - até dia 31 de maio de 2021, para processos que tramitam na primeira instância;

II - até o dia 31 de março de 2021, para processos que tramitam na segunda instância.

Parágrafo único. O juiz ou relator determinará a devolução de autos que estejam com vista às partes ou ao Ministério Público, para fins de migração.

Art. 3º O cadastramento de processos físicos junto ao sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) deverá ser concluído: (Nova redação a partir de 30.04.2021 - Vide Portaria TRE/AM n. 193/2021)

I - até o dia 17 de dezembro de 2021, para os processos que tramitam na primeira instância;

II - até o dia 17 de dezembro de 2021, para os processos que tramitam na segunda instância.

Parágrafo Único. O Juiz ou relator determinará a devolução dos autos que estejam com vista às partes ou ao Ministério Público, para fins de migração.

Art. 4º. A coordenação, orientação e padronização do trabalho de digitalização e migração dos processos de que tratam esta Portaria competem:

I - à Corregedoria Regional Eleitoral do Amazonas, quanto aos processos que tramitam na Corregedoria e na primeira instância;

II - à Presidência do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, quanto aos processos que tramitam na segunda instância.

Art. 5º. Somente serão migrados os processos em que ao menos uma das partes tenha seu número de Cadastro de Pessoa Física (CPF) registrado no SADP.

Art. 6º. Se a parte não possuir número de CPF registrado no SADP, nem informado no respectivo processo físico, a unidade responsável deverá obtê-lo junto aos sistemas da Justiça Eleitoral e, na impossibilidade, providenciará a intimação, de ofício e pelo meio mais célere, da parte ou de seus representantes, para que informe o CPF, no prazo de 10 (dez) dias contados da intimação.

§ 1º. Obtido o número de CPF da parte, a unidade responsável deverá atualizar a autuação do processo no SADP, para inclusão do dado no campo destinado ao CPF, antes de proceder à migração.

§ 2º. Caso o processo seja migrado sem o número de CPF de alguma das partes, a unidade responsável certificará a condição nos respectivos autos eletrônicos e providenciará nova intimação, a fim de que a pendência seja sanada.

CAPÍTULO II

DA DIGITALIZAÇÃO DOS PROCESSOS FÍSICOS

Art. 7º. Para fins de migração, os autos físicos serão integralmente digitalizados e todos os documentos digitais, inclusive arquivos contidos em mídias físicas, serão inseridos no PJe.

Art. 8º. Tratando-se de migração de autos físicos de inquérito policial, os Cartórios Eleitorais e a Secretaria Judiciária poderão utilizar a prévia digitalização realizada pelas Polícias Judiciárias Civil e Federal, certificando-se o procedimento.

Art. 9º. Tratando-se de processo físico com decisão transitada em julgado e tramitando na fase de cumprimento de sentença ou acórdão, serão digitalizadas as seguintes peças:

I - capa dos autos físicos;

II - petição inicial;

III - procuração outorgada pelas partes;

IV - documento comprobatório da citação do(s) réu(s);

V - defesa(s);

VI - documentos considerados essenciais à continuidade da tramitação processual, tais como termos de audiência, sentença, decisão monocrática terminativa, acórdãos, recursos, contrarrazões e documentos comprobatórios da notificação da decisão condenatória;

VII - certidão de trânsito em julgado;

VIII - despacho determinando o cumprimento da decisão e a notificação para pagamento da multa;

IX - comprovação de pagamentos e recolhimentos havidos;

X - outras peças do processo cuja anexação aos autos eletrônicos seja determinada pelo juízo.

§ 1º. Se os autos tramitam na fase de cumprimento de medidas impostas na transação penal e em suspensão condicional do processo, somente serão digitalizadas a decisão homologatória e a documentação que comprova o cumprimento das medidas, salvo por determinação do juiz ou do relator.

§ 2º. Nos casos de Cartas Precatórias e de Ordem, serão digitalizados e migrados apenas a capa do processo, a carta subscrita pelo Juízo deprecante/ordenante e os documentos produzidos no Juízo deprecado/ordenado, dispensada a digitalização das peças oriundas dos autos principais, salvo por determinação do juiz ou relator.

Art. 10. O processo eletrônico originário de processo físico não integralmente digitalizado deverá conter certidão para atestar o número de volumes, quantidade de folhas, a quantidade e o conteúdo de mídias anexas, e a informação de que os autos físicos permanecerão disponíveis para consulta na unidade responsável.

Art. 11. Não serão necessárias a digitalização e a migração de processos arquivados ou que foram baixados de instância superior para arquivamento.

Art. 12. A partir de 1º de setembro de 2020, todos os processos que necessitarem de remessa a outra instância ou jurisdição deverão ser previamente digitalizados e migrados para o sistema PJe, nos termos dos artigos 7º e seguintes desta Portaria.

Parágrafo único. Efetuado o envio do processo eletrônico, os autos físicos permanecerão arquivados na unidade responsável, exceto quando houver peças não digitalizadas ou solicitação para esclarecimento de dúvidas, ocasião em que deverão ser remetidos tanto os autos eletrônicos quanto os autos físicos.

Art. 13. O documento sigiloso do processo físico será digitalizado em separado e o documento eletrônico resultante será identificado e configurado de acordo com as regras de sigilo do PJe.

Art. 14. Todo o processo de digitalização deverá observar as normas de segurança, higienização e limpeza expedidas pelas autoridades sanitárias, assim como orientações de proteção advindas da Administração, para se evitar o contágio e a disseminação de doenças infectocontagiosas.

CAPÍTULO III

DA MIGRAÇÃO E DA INSERÇÃO DOS ARQUIVOS NO PJe

Art. 15. Efetuada a digitalização nos termos desta Portaria, a unidade responsável procederá ao particionamento dos arquivos, os quais devem ser nominados conforme as peças existentes nos autos físicos e em atenção à ordem em que se encontrarem.

Parágrafo único. A unidade responsável procederá à migração dos processos do SADP para o sistema PJe, mediante comando específico naquele sistema.

Art. 16. Será mantida a numeração única do processo, nos termos da Resolução CNJ nº 65, de 16 de dezembro de 2008 .

Art. 17. Migrado o processo, caberá à unidade responsável providenciar:

I - a complementação de dados do processo, como classe, assuntos, CPF ou CNPJ das partes, e sua respectiva representação processual, e outros, conforme previsto no §3º do art. 1º da Portaria TSE nº 247, de 13 de abril de 2020 ;

II - a inserção, no sistema PJe, dos documentos digitalizados e dos arquivos eletrônicos armazenados em mídias anexadas aos autos físicos.

§ 1º. A inclusão dos arquivos no sistema PJe adotará o padrão PDF/A, as cores preto e branco e poderá permitirá o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), quando possível, conforme os parâmetros definidos na Portaria TSE nº 886, de 22 de novembro de 2017 .

§ 2º. No momento da revisão dos dados da autuação, a unidade deverá inserir o assunto de último nível disponível no PJe para a classe correspondente, vedada a autuação com assunto genérico.

Art. 18. Em caso de impossibilidade técnica de migração, o processo físico será autuado, excepcionalmente, de forma manual junto ao sistema PJe e receberá nova numeração, sendo obrigatória a intimação das partes, para conhecimento.

CAPÍTULO IV

DA VERIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE E DA CERTIFICAÇÃO NOS PROCESSOS

Art. 19. Finda a transição dos autos físicos para o sistema PJe, a unidade responsável, de ofício, providenciará a intimação das partes e dos advogados para, no prazo comum de 10 (dez) dias, alegarem a existência de eventual disparidade entre a documentação física e o documento eletrônico correspondente.

§ 1º. Quando o Ministério Público Eleitoral atuar como parte, ou nos casos de representação da União ou de assistência pela Defensoria Pública da União ou defensor dativo, observar-se-ão as respectivas prerrogativas legais na intimação.

§ 2º. Identificadas eventuais falhas no processo de migração, a unidade responsável, de ofício ou por determinação do juiz ou relator, realizará nova digitalização dos documentos necessários e promoverá a inserção dos novos documentos no processo eletrônico, certificando a ocorrência nos autos.

Art. 20. Ultrapassado o prazo do artigo anterior, a unidade responsável deverá:

I - providenciar o arquivamento dos autos físicos, com a respectiva certificação no processo digitalizado e nos autos eletrônicos;

II - registrar, junto ao SADP, os procedimentos de digitalização e arquivamento do processo físico original, bem como a numeração atribuída ao processo no sistema PJe.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Os autos físicos digitalizados e migrados para o sistema PJe deverão ser preservados, respeitando-se o prazo de guarda previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

Art. 22. Em qualquer fase da tramitação do processo eletrônico, as partes e os interessados, assim como o Juiz ou Relator, poderão solicitar o desarquivamento do processo físico, para consulta, obtenção de cópias ou diligência necessária à instrução processual.

Art. 23. A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) prestará suporte técnico às unidades responsáveis pela digitalização e inserção de processos no sistema PJe, observados os parâmetros legais estabelecidos para a digitalização de processos judiciais.

Art. 24. A Corregedoria Regional Eleitoral poderá expedir instruções para auxiliar o cumprimento das determinações desta Portaria e para garantir a observância da legislação vigente e dos normativos expedidos pelo CNJ, TSE e TRE-AM, sobretudo nos processos de natureza criminal.

Art. 25. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.

Art. 26. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador Aristóteles Lima Thury

Presidente do TRE/AM

Desembargador Jorge Manoel Lopes Lins

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral do TRE/AM