PORTARIA N° 261, DE 20 DE ABRIL DE 2018

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o art. 24, inciso II da Lei nº 8.666/93, que trata da dispensa de licitação no âmbito da Administração Pública;

CONSIDERANDO que a sistemática de dispensa de licitação voltada para a contratação de pequenos serviços e aquisição de materiais atende com maior amplitude as Zonas Eleitorais do Interior, levando-se em conta a realidade regional dos municípios do Estado do Amazonas;

CONSIDERANDO a necessidade de adoção de manual de orientação sobre o instituto de Dispensa de Licitação no âmbito deste Regional, notadamente nas unidades administrativas dos Cartórios Eleitorais do Interior do Amazonas;

CONSIDERANDO o objeto do Processo Administrativo Digital/PAD nº 008351/2016, com despacho deliberativo da Presidência em 20.06.2016 (doc. n. 081016/2016);

CONSIDERANDO as atualizações no Manual de Orientação sobre Procedimento para Dispensa de Licitação para os Cartórios do Interior do Estado do Amazonas,

RESOLVE:

Art. 1.° Aprovar o Manuel de Orientação sobre Procedimentos para Dispensa de Licitação para os Cartórios do Interior do Estado do Amazonas.

Art. 2.° Revogar a Portaria TRE/AM nº 552/2016, de 30 de junho de 2016.

Art. 3.° Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador YEDO SIMÕES DE OLIVEIRA

Presidente do TRE/AM

MANUAL DE ORIENTAÇÃO SOBRE PROCEDIMENTOS PARA DISPENSA DE LICITAÇÃO

APRESENTAÇÃO

A Presidência do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas aprovou a sistemática de contratação de pequenos serviços e aquisição de materiais para suprir as necessidades específicas dos Cartórios Eleitorais do Interior, com fulcro no artigo 24, inciso II da Lei nº 8.666/93. Partindo dessa premissa e com a finalidade de minimizar os problemas enfrentados por este Regional com o custeamento dessas despesas, serão disponibilizados R$ 8.000,00 (oito mil reais) por Município-Sede (Localidade) para atender a necessidade de aquisição de materiais de consumo não disponibilizados pela Coordenadoria de Material e Patrimônio, contratação de pequenos serviços, reparos em instalações dos cartórios eleitorais e consertos de equipamentos de propriedade deste Tribunal em uso nos respectivos cartórios.

O procedimento será precedido de análise da justificativa da necessidade da aquisição ou da prestação de serviço e do quantitativo solicitado em atenção aos princípios da finalidade, da eficiência, da seleção da proposta mais vantajosa para a Administração e da supremacia do interesse público, nos termos do ordenamento jurídico vigente. Desta forma, foi desenvolvido o Manual de Orientação sobre Procedimentos para Dispensa de Licitação destinado aos servidores que atuam nos Cartórios Eleitorais do Interior.

SUMÁRIO

1. CONCEITUAÇÃO, CARACTERÍSTICAS E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL 03
2. DISPENSA DE LICITAÇÃO 03

2.1. Cabimento 03

2.2. Critérios para a Avaliação das Propostas 04

2.3. Despesas de mesma natureza 04

2.4. Limite por Município-Sede (Localidade) 04

III. OBJETO DA LICITAÇÃO 05

3.1. Aquisição de materiais 05

3.2. Contratação de Serviços 05

3.3. Prazo de Entrega ou Execução dos Serviços 06

IV. SANÇÕES 06

V. ORIENTAÇÕES PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE

MATERIAIS/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO 07

ANEXO I. Modelo de Formulário de Estimativa de Preços 09

ANEXO II. Condições de Fornecimento 10

ANEXO III. Relatório de Execução do Serviço/Recebimento do Bem 11

ANEXO IV. Quadro Comparativo de Preços 12

1. CONCEITUAÇÃO, CARACTERÍSTICAS E FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Licitação é o procedimento administrativo obrigatório que a Administração Pública utiliza para aquisição de bens e serviços, visando selecionar a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse (artigo 37, inciso XXI da Constituição Federal1 e artigo 2º da Lei Federal n.º 8.666/932).

A licitação deve seguir os princípios gerais da administração, bem como os princípios específicos da vinculação ao instrumento convocatório e do julgamento objetivo.

O processo licitatório tem como objetivo escolher, dentre os vários concorrentes de cada setor, a proposta mais vantajosa para o poder público no que se refere aos aspectos de preço e qualidade. Assim, é imprescindível a promoção de real competição entre as empresas licitantes, a fim de que a compra obtenha as condições mais vantajosas para a Administração. Cada participante deve comprovar o cumprimento dos requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital de licitação (descritivo do objeto/serviço e Condições de Fornecimento3).

A Administração Pública é obrigada a fazer licitação, mas excepcionalmente a Lei nº 8.666/93 prevê expressamente as possibilidades de dispensa de licitação.

O presente manual cuida das situações em que, em princípio, haveria condições para realizar uma das modalidades de licitação, mas o legislador resolveu não torná-la obrigatória em razão do valor (art. 24, inciso II da Lei nº. 8.666/93). Para tanto, deve-se obedecer uma sucessão ordenada de atos, consoante o passo a passo previsto no Capítulo

V. II. DISPENSA DE LICITAÇÃO

2.1. Cabimento em função do valor

A contratação por meio da dispensa de licitação deve limitar-se à aquisição de materiais e contratação de serviços indispensáveis ao atendimento das necessidades locais dos Cartórios Eleitorais do Interior, até o limite de R$ 8.000,00 (oito mil reais) por tipo de objeto (despesas de mesma natureza) e respeitada a disponibilidade do crédito orçamentário, desde que não sejam supridas pela Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Cumpre informar que não se pode admitir a dispensa de licitação pelo valor, caso haja o fracionamento do objeto, se utilizado com o fito de burlar o procedimento licitatório.

1 Art. 37, XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.

2 Art. 2º As obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas nesta Lei.

3 Vide Modelo dos Anexos I e II das ORIENTAÇÕES PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO.

O processo administrativo de contratação direta, mediante dispensa de licitação, com fundamento no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993 (em função do valor), observará as seguintes regras:

1. Consulta ao Almoxarifado do Tribunal;

2. Diante da negativa do ítem 1, formular solicitação do material ou serviço, com descrição clara do objeto, com as unidades e quantidades a serem adquiridas;

3. justificativa da necessidade e quantitativo do objeto;

4. pesquisa de preços em, pelo menos, três fornecedores do ramo do objeto licitado;

5. elaboração de quadro comparativo de preços;

6. avaliação da habilitação jurídica (contrato social) e fiscal da empresa (certidões);

7. julgamento das propostas (critério menor preço);

8. elaboração de projeto básico/termo de referência.

A Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças fornecerá, na intranet, modelos de projetos básicos/termos de referências já aprovados pela assessoria jurídica.

2.2.  Critérios para a Avaliação das Propostas

O julgamento das propostas pelo tipo de licitação Menor Preço é o mais simples. É considerado vencedor o interessado que apresentar a documentação exigida na fase da habilitação e que ofertar o menor preço.

No caso de apresentação de preços idênticos, em primeiro lugar, deve-se contatar as empresas empatadas para negociação do preço ofertado. Permanecendo a situação, o desempate será realizado por meio de sorteio.

2.3.  Despesas de mesma natureza

2.4.  Os Cartórios Eleitorais poderão contratar despesas de mesma natureza, similaridade ou afinidade, dentro do mesmo Município-Sede até o limite de R$8.000,00 ao ano, respeitada a disponibilidade do crédito orçamentário.

Exemplo:

Caso 1 Município: Itacoatiara

Zona Eleitoral: 3ª

Processos de Dispensa Instaurados 1º Dispensa de Licitação: R$400,00 em Material Elétrico (maio) 2º Dispensa de Licitação: R$50,00 em Inseticida (junho) 3º Dispensa de Licitação: R$700,00 em Material Elétrico (junho) 4º Dispensa de Licitação: R$30,00 em Isca de Barata (julho) Material Elétrico: R$1.100,00 (Limite R$ 8.000,00) (R$400,00 em maio + R$700,00 em junho) Material Químico: R$80,00 (Limite R$ 8.000,00) (R$50,00 em junho + R$30,00 em julho)

1. OBJETO DA LICITAÇÃO 3.1. Aquisição de materiais

Compreende toda aquisição remunerada de bens, com fornecimento de uma única vez (vedado fornecimento parcelado na presente sistemática), consoante exemplos a seguir:

a) Compra de itens de limpeza não fornecidos pela Seção de Gestão de Almoxarifado necessários para o uso no Cartório devido a uma especificidade deste, como tipo de piso, revestimentos de parede, quantidade de vidros etc., desde que fique comprovada a necessidade;

b) Aquisição de película de proteção solar, desde que necessária à segurança (fácil visualização de fora dos equipamentos e urnas existentes nos Cartórios e proteção de equipamentos contra os raios solares.

As quantidades dos materiais a serem adquiridos deverão corresponder exatamente à necessidade momentânea da unidade cartorária, sendo vedada a formação de estoque. No caso de água mineral e gás de cozinha, os mesmos devem ser adquiridos por meio de tíquetes ou vouchers a serem trocados pelos produtos adquiridos.

É vedada a aquisição de alimentos, lanches, coffee breaks e assemelhados, uma vez que tais despesas não encontram alinhamento com as atividades deste Tribunal, conforme entendimento do TCU contido no Acórdão n. 1730/2010- Plenário, de relatoria do Ministro Benjamin Zymler.

3.2.  Contratação de Serviços

Compreende a contratação de serviços de pequena complexidade: conserto, instalação, montagem, conservação, reparação, adaptação, manutenção etc.

3.3.  Prazo de Entrega ou Execução dos Serviços

O prazo para entrega de materiais ou execução dos serviços não poderá ultrapassar 30 dias corridos, com exceção do fornecimento de água mineral e gás de cozinha, situação em que os tíquetes ou vouchers serão entregues de uma vez para posterior troca junto ao fornecedor contratado.

1. SANÇÕES

Se o contratado descumprir o contrato (Condições previstas na Proposta Comercial, na Nota de Empenho e Condições de Fornecimento), poderão ser impostas penalidades de multa, advertência, suspensão temporária de participação em licitações ou declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração (artigo 87 da Lei nº 8.666/93).

O procedimento de aplicação de penalidade será realizado pela autoridade ordenadora de despesas deste Tribunal.

V. ORIENTAÇÕES PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAIS/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO

Passo 1 Consultar a Seção de Gestão de Almoxarifado para obtenção do material, por meio de email (sealm@tre-am.jus.br). Ocorrendo a negativa, obter documento comprobatório (e-mail resposta).

Passo 2 - Verificar se a contratação do bem/serviço está amparada no art. 24, inciso II da Lei nº 8.666/93 (Limite de até R$ 8.000,00 e justificativa).

Passo 3 Criar e enviar via Procedimento Administrativo Digital - PAD à Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças, requerimento informando a necessidade e estimativa de valor, a fim de que seja informada a existência de disponibilidade orçamentária e, caso positivo, seja emitida autorização de aquisição e/ou contratação;

Passo 4 Elaborar formulário de preços contendo a descrição detalhada do objeto pretendido (sem indicação de marca/modelo), conforme "Modelo de Formulário de Estimativa de Preços" (Anexo I);

Passo 5 Encaminhar o formulário de coleta preços do Passo 4 ao maior número de interessados, para obter no mínimo três orçamentos para contratação do objeto. Observação: As empresas não estão obrigadas a preencher nosso formulário de preços; assim, caso alguma encaminhe proposta em documento próprio, solicitar a complementação da proposta com os dados indicados no Passo 7.

Passo 6 Após a obtenção dos três orçamentos (mínimo), elaborar quadro comparativo de preços (Anexo IV);

Passo 7 Eleita a melhor proposta (critério de julgamento menor valor), verificar se a empresa que ofertou o menor valor preencheu todos os dados do formulário de preços, tais como:

a) dados cadastrais (nome, CNPJ, endereço completo, telefone e e-mail);

b) dados bancários, tendo em vista que o pagamento será mediante crédito em conta corrente da empresa, descontadas as retenções legais;

c) descritivo completo do bem, com indicação de marca/modelo;

d) prazo de entrega; e) prazo de garantia;

f) valor unitário e valor total.

Passo 8 Solicitar à empresa que ofertou o menor valor o preenchimento e a assinatura do documento "Condições de Fornecimento" (Anexo II).

Passo 9 Constatar a regularidade fiscal da empresa vencedora, por meio das certidões:

a) Certificado de Regularidade do FGTS https://www.sifge.caixa.gov.br/Cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp

b) Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União - http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/ATSPO/Certidao/CndConjuntaInter/InformaNICertid ao.asp?Tipo=1

c) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas TST http://www.tst.jus.br/certidao.

Passo 10 Elaborar projeto básico/termo de referência utilizando os modelos aprovados pela assessoria jurídica disponíveis na intranet do Tribunal.

Passo 11 Digitalizar todos os documentos elencados nos passos anteriores e anexar ao processo no Processo Administrativo Digital PAD criado no passo 3, incluindo todos os documentos digitalizados, acompanhados da justificativa da necessidade da aquisição do bem/realização do serviço e do quantitativo.

Observação: A solicitação de contratação será analisada pela autoridade superior, que verificará se restaram preenchidos os requisitos legais e se a justificativa atende ao interesse público, tendo em vista que a disponibilidade orçamentária já foi informada no início dos procedimentos.

Passo 12 - Após a aprovação da Dispensa de Licitação pela autoridade superior, o cartório receberá uma cópia digitalizada da Nota de Empenho (documento que corresponde à autorização formal para aquisição/contratação do serviço), para posterior encaminhamento à empresa vencedora (preferencialmente por e-mail, visto que é necessário solicitar a comprovação expressa do recebimento da Nota de Empenho pela empresa), caso não disponha de email, a NE deve ser entregue mediante recibo ao responsável pela empresa. Observação: O prazo de entrega do material ou execução do serviço inicia-se após o recebimento da Nota de Empenho pela empresa.

Passo 13 - Realizada a entrega do material/prestação do serviço, a empresa fornecerá uma Nota Fiscal e recibo de pagamento, que deverão ser juntados ao PAD, acompanhados do comprovante de recebimento da Nota de Empenho (Passo 12) e de Relatório de execução do serviço/recebimento do bem (Anexo III), com as seguintes informações:

a) confirmação de que o bem entregue corresponde ao bem descrito na proposta e na Nota de Empenho (especialmente marca/modelo);

b) indicação do quantitativo entregue;

c) data do recebimento do bem/execução do serviço;

d) relatar as eventuais ocorrências no caso de prestação de serviços. Exemplo: A empresa executou o serviço com atraso; ou o funcionário da empresa causou algum dano ao Tribunal Regional Eleitoral etc.

e) No caso de entrega fracionada dos itens, indicar a entrega por item.

ANEXO I MODELO DE FORMULÁRIO DE ESTIMATIVA DE PREÇOS

Prezado(a) Senhor(a)

Este Tribunal, por meio do presente, solicita o envio de proposta para contratação do produto/serviço abaixo discriminado, mediante futura contratação.

A proposta deverá ser encaminhada para o e-mail: zexxx@tre-am.jus.br. A/C: xxxx

PROPONENTE:.......................................................................................................................... ENDEREÇO:..........................................................................................................N.º......... BAIRRO:.....................................................CIDADE..............................................UF................ FONE:..................................................FAX......................................E-mail ............................... CEP:....................................................................................C.N.P.J....................................

BANCO AGÊNCIA PRAÇA PAGAMENTO CONTA CORRENTE

OBS.:

1) Fornecer preço à vista com impostos, taxas e despesas de quaisquer natureza incidentes direta e indiretamente sobre os serviços a serem prestados, deduzidos eventuais descontos;

2) Pagamento exclusivamente por ordem bancária.

ITEM QTDE. DESCRIÇÃO MARCA VALOR UNITÁRIO

 

 

01

02

PRAZO DE ENTREGA/PRESTAÇÃO DE SERVIÇO: ............................ (máx. 30 dias), contados a partir do recebimento da Nota de Empenho

PRAZO DE GARANTIA: ............................, contados a partir do entrega do bem.

VALIDADE DA PROPOSTA: ............./............/2016. xxxxx(localidade),............./............/2016. ____________________________________________________ Assinatura do responsável ____________________________________________________ Nome legível

ANEXO II - CONDIÇÕES DE FORNECIMENTO

I - DOS DOCUMENTOS:

1)     A empresa deverá possuir a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, o Certificado de Regularidade com o F.G.T.S e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas - CNDT. A validade das respectivas certidões será verificada na Internet.

II - DO PAGAMENTO:

1) O pagamento será efetuado pela Coordenadoria de Orçamento e Finanças, até o 5º dia útil do atesto da correspondente nota fiscal, por meio de ordem bancária, nos termos do art. 5º, § 3º da Lei nº 8.666/93, atualizada pela Lei nº. 9.648/98.

2) A empresa deverá apresentar a nota fiscal com os dados bancários e caso seja optante pelo simples nacional, a declaração prevista na I.N. RFB nº 1234, sob pena de retenção tributária.

3) Este Tribunal descontará do valor devido as retenções de impostos e/ou contribuições, previstas na legislação tributária vigente à época do pagamento, quando comprovadamente cabíveis à contratada tais retenções.

III - DAS PENALIDADES:

1) Poderá a Administração, garantida a prévia defesa, aplicar ao contratado, de acordo com os artigos 86 e 87, inciso II, da Lei nº 8.666/93, as seguintes multas: 1.1) de 10% (dez por cento) a 30% (trinta por cento) sobre o valor total da Nota de Empenho, na hipótese de descumprimento total da obrigação assumida.

1.2) moratória de 0,2% (dois décimos por cento) por dia de atraso, calculada sobre o valor da obrigação não cumprida dentro do prazo estabelecido na presente proposta, até o limite de 10% (dez por cento), na hipótese de atraso injustificado no adimplemento do ajuste, sem prejuízo da aplicação de multa compensatória de 10% (dez por cento) a 30% (trinta por cento) sobre o valor da obrigação não cumprida dentro do prazo pactuado.

1.3) de até 30% (trinta por cento) sobre o valor total da Nota de Empenho, nos casos de recusa da contratada em aceitá-la, ato que caracteriza o descumprimento total da obrigação assumida.

2) A apresentação das razões do atraso, antes da data avençada para entrega do material/serviço, embora não elida por si a penalidade, contará favoravelmente à empresa quando da decisão da Administração.

3) Nos termos do § 3º do art. 86 e do § 1º do art. 87 da Lei 8.666/93, a multa, caso aplicada após regular processo administrativo, poderá ser descontada do pagamento eventualmente devido pela Administração ou ainda, quando for o caso, cobrada judicialmente, em conformidade com a legislação específica.

Mais informações pelo telefone xxxx-xxxx, das 13 às 19h, ou pessoalmente, no Cartório da XX Zona Eleitoral, localizada na Rua xxxx.

............. (localidade), ............../............../2016.

Nome da Empresa:

....................................................................................................................

Assinatura do Responsável Legal pela Empresa: .....................................................................

Nome legível: .............................................................................................................................

Endereço:.................................................................................................................................. Telefone:................................................

Dados Bancários:.................................................

ANEXO III RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO/RECEBIMENTO DO BEM

Nota de Empenho nº _____/____

Nota Fiscal nº ______/_____

(entrega única) Atesto que a totalidade do(s) bem(ns) foi(ram) disponibilizado(s) em ______/_____/_____, bem como que corresponde ao(s) objeto(s) descrito(s) na Nota de Empenho em epígrafe (marca/modelo).

(entrega fracionada) Atesto que o item 01 foi disponibilizado em ______/_____/_____, bem como que corresponde ao objeto descrito na Nota de Empenho em epígrafe (marca/modelo).

(entrega fracionada) Atesto que o item 02 foi disponibilizado em ______/_____/_____, bem como que corresponde ao objeto descrito na Nota de Empenho em epígrafe (marca/modelo).

(entrega fracionada) Atesto que o item xx foi disponibilizado em ______/_____/_____, bem como que corresponde ao objeto descrito na Nota de Empenho em epígrafe (marca/modelo).

(prestação de serviço) Atesto que o serviço foi executado em ______/_____/_____ e que corresponde ao objeto descrito na Nota de Empenho em epígrafe. (prestação de serviço) Foram constatadas as seguintes ocorrências na execução dos serviços contratados: ____________________________.

assinatura do responsável

nome completo do responsável

ZE xx - xx Cartório Eleitoral