PORTARIA N° 791, DE 07 DE NOVEMBRO DE 2018

O PRESIDENTE DO EGRÉGIO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

CONSIDERANDO a Portaria TRE/AM nº 954/2016 que aprovou a cadeia de valor do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas TRE/AM;

CONSIDERANDO a Diretriz Estratégica nº 08 positivada na Resolução TSE nº 23.543/2017 que direciona para o fomento da inovação institucional com vistas a atender novas demandas da sociedade por meio da melhoria de processos e serviços;

CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e divulgar os procedimentos gerais para o mapeamento, análise, redesenho e implantação de processos de trabalho no TRE/AM, tornando as atividades realizadas mais eficientes, simples, céleres e econômicas;

CONSIDERANDO recomendações gerais de órgãos de controle como o Tribunal de Contas da União - TCU e o Conselho Nacional de Justiça CNJ, relativas ao aperfeiçoamento da governança e da gestão com vistas à melhoria do desempenho dos órgãos jurisdicionados.

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Política de Gestão de Processos de Trabalho do TRE/AM que deverá ser conhecida e observada por todas as unidades que empreendam ações para implantação e melhoria de processos de trabalho.

I DOS CONCEITOS E DEFINIÇÕES

Art. 2º Considera-se processo de trabalho para os fins desta Portaria o conjunto de atividades interligadas que tomam um insumo (entrada) e o transformam para criar um resultado (produto).

Art. 3º Os processos de trabalho do TRE/AM podem ser classificados como:

I Finalísticos: aqueles que agregam valor diretamente aos jurisdicionados;

II De Apoio: aqueles que suportam as atividades finalísticas fornecendo-lhes recursos humanos, recursos de tecnologia, recursos materiais, entre outros;

III De Governança e Gestão: aqueles que regulam o funcionamento e direcionam a evolução do órgão por meio do planejamento e do controle.

Art. 4º A Cadeia de Valor é um diagrama que apresenta, de forma lógica e em alto nível, a forma como os macroprocessos institucionais estão organizados e se relacionam para gerar valor para os jurisdicionados, de onde as atividades serão desdobradas até os níveis operacionais.

Art. 5º A Arquitetura de Processos é a estrutura que permite identificar o alinhamento entre as atividades da organização e a demanda dos jurisdicionados. Apresenta, de forma hierárquica e organizada, todos os processos do TRE/AM viabilizando o gerenciamento de processos de trabalho.

Art. 6º A cada processo identificado a partir da Cadeira de Valor durante a elaboração da Arquitetura de Processos será atribuído um responsável denominado Dono do Processo.

§ 1º O Dono do Processo, considerando a transversalidade dos processos de trabalho, será o ocupante do cargo/função por onde tramita a maior parte do processo ou onde se concentram o maior número de atividades.

§ 2º São atribuições do Dono do Processo:

I Garantir o alinhamento entre os resultados do processo e os objetivos da organização;

II Definir indicadores e metas, juntamente com os demais envolvidos e propor ações que visem à melhoria do processo;

III Controlar, priorizar e acompanhar as demandas dos processos de trabalho de modo a garantir seu melhor desempenho;

IV Coordenar o Grupo de Trabalho que atuará na melhoria do processo de trabalho;

V Manter atualizada a documentação referente ao mapeamento do processo de trabalho, bem como o seu manual de procedimentos;

VI Gerenciar os riscos por meio do monitoramento contínuo do processo de trabalho;

VII Garantir a conformidade entre o fluxo do processo, uma vez (re)definido, e a sua respectiva execução.

II DA CADEIA DE VALOR E ARQUITETURA DE PROCESSOS

Art. 7º A Cadeia de Valor será atualizada, sempre que necessário, pelo Comitê de Governança e Gestão Institucional CGGI.

§ 1º As reuniões realizadas com a finalidade de atualização da Cadeia de Valor deverão ser amplamente divulgadas, de modo que seja possibilitada a participação de qualquer servidor interessado.

§ 2º Caberá à ASPLAN difundir a Cadeia de Valor do TRE/AM e a sua compreensão.

Art. 8º A Arquitetura de Processos será elaborada pelo CGGI a partir do desdobramento da Cadeia de Valor visando garantir o alinhamento das atividades com a demanda dos jurisdicionados.

§ 1º O desdobramento de processos de trabalho específicos poderá ser delegado, pelo CGGI, aos dirigentes das unidades.

§ 2º A Arquitetura de Processos deverá ser revisada sempre que houver atualização da Cadeia de Valor.

§ 3º Os processos de trabalho críticos e/ou de maior relevância deverão ser priorizados.

Art. 9º Caberá à ASPLAN, quando necessário, alinhar o entendimento de conceitos no âmbito do CGGI para a atualização da Cadeia de Valor e da Arquitetura de Processos.

III DA MELHORIA CONTÍNUA DE PROCESSOS

Art. 10 O ciclo de melhoria contínua para os processos de trabalho compreende as etapas abaixo elencadas:

I Planejamento;

II Mapeamento;

III Análise e Melhoria;

IV Implementação; e

V Controle e Avaliação.

Parágrafo único Todas as unidades do TRE/AM que empreendam ações para melhoria e implantação de processos deverão ter conhecimento e empregar o ciclo de melhoria contínua de processos.

Art. 11 A ASPLAN terá a atribuição de colher sugestões das unidades e avaliar regularmente a metodologia adotada para o ciclo de melhoria contínua de processos, propondo melhorias e evoluções de procedimentos e tecnologias utilizados.

Parágrafo único Caberá à ASPLAN fomentar a utilização da metodologia de gestão de processos pelas unidades.

Art. 12 A ASPLAN deverá acompanhar e apoiar todas as iniciativas de gestão de processos empreendidas pelas unidades, em qualquer das etapas de trabalho instituídas nos processos relacionados, fornecendo todo o referencial de conhecimentos e esclarecimentos necessários para plena condução e conclusão dos trabalhos.

Parágrafo único Quando necessário, a equipe técnica da ASPLAN também deverá prover a devida capacitação dos membros das equipes das unidades demandantes, no sentido de lhes apresentar e explicitar os conceitos, métodos e ferramentas aplicáveis ao trabalho a ser realizado.

Art. 13 Os fluxos de trabalho dos processos melhorados e seus respectivos manuais produzidos nas iniciativas de gestão de processos deverão ficar sob a guarda da ASPLAN, que garantirá a disponibilidade da versão atualizada.

Art. 14 Caberá às unidades interessadas em empreender ações de melhoria e gestão de processos,

informar seus objetivos e solicitar formalmente à ASPLAN o devido apoio e acompanhamento, estabelecendo-se os compromissos e o planejamento dos trabalhos a serem realizados.

IV DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15 A ASPLAN deverá manter o portfólio de processos do TRE/AM disponível para consulta na intranet e/ou internet.

Art. 16 Caberá a ASPLAN detalhar as atividades de cada etapa elencada no Art. 10 desta Portaria, disponibilizando no portfólio de processos o fluxo de trabalho e a descrição de cada atividade.

Art. 17 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação

 

Desdor. JOÃO DE JESUS ABDALA SIMÕES

Presidente do TRE/AM