PORTARIA N° 829, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2018

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a Resolução nº 198, de 1º de julho de 2014, do Conselho Nacional de Justiça CNJ, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO o Plano Estratégico do TRE/AM, aprovado pela Resolução TRE/AM nº 001, de 30 de março de 2016, para o período de 2016 a 2021;

CONSIDERANDO a Diretriz Estratégica nº 07 positivada na Resolução TSE nº 23.543/2017 que reza pelo aprimoramento da governança corporativa instituindo os mecanismos de liderança, estratégia e controle necessários;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento dos processos de trabalho que envolvem a execução e o monitoramento da Estratégia.

RESOLVE:

Art. 1º INSTITUIR a metodologia de gestão da estratégia do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas - TRE/AM, compreendendo um conjunto de ações integradas conduzidas nas seguintes etapas:

I Diagnóstico Estratégico;

II Direcionamento Estratégico;

III Elaboração do Plano Estratégico Institucional (PEI);

IV Comunicação da Estratégia; e

V Execução e Monitoramento da Estratégia;

Art. 2º Cabe à Assessoria de Planejamento Estratégico e Desenvolvimento Institucional ASPLAN iniciar o processo de gestão da estratégia institucional com antecedência mínima de 08 (oito) meses do término do ciclo de gestão da estratégia vigente, bem como instar que as secretarias do tribunal iniciem seus respectivos processos de gestão da estratégia setoriais.

Parágrafo único. Cada secretaria do TRE/AM deverá iniciar o ciclo de gestão da estratégia setorial compreendendo suas respectivas áreas de atuação, solicitando apoio da ASPLAN, quando necessário.

Art. 3º No início do processo de gestão da estratégia a ASPLAN deverá apresentar ao Comitê de Governança e Gestão Institucional CGGI a avaliação do plano estratégico relativo ao ciclo anterior, bem como a metodologia e o cronograma a serem seguidos para o ciclo que se inicia.

Parágrafo único. Tratando-se de início de processo de gestão da estratégia setorial o titular da unidade providenciará a designação de um Grupo de Trabalho interno que será responsável pela avaliação do plano estratégico relativo ao ciclo anterior, bem como a metodologia e o cronograma a serem seguidos para o ciclo que se inicia.

Art. 4º A etapa definida no inciso I do art. 1º deverá conter uma análise abrangente de aspectos internos e externos que induzam a um planejamento e gestão capazes de contribuir para o aprimoramento institucional/setorial.

§ 1º No âmbito institucional caberá ao CGGI a elaboração do Diagnóstico Estratégico.

§ 2º No âmbito setorial caberá ao Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º a elaboração do diagnóstico.

Art. 5º A etapa definida no inciso II do art. 1º compreende às instruções de nível estratégico sobre o propósito e a conduta institucionais, tais como Missão, Visão e Valores Organizacionais, bem como os Objetivos Estratégicos.

§ 1º No âmbito institucional caberá ao CGGI a definição da Missão, Visão, Valores e Objetivos Estratégicos.

§ 2º Caberá à ASPLAN consolidar os objetivos estratégicos do PEI e elaborar, com base no regimento interno e regulamento das secretarias, a matriz de responsabilidades por meio da qual serão definidos os responsáveis pelos Objetivos Estratégicos.

§ 3º No âmbito setorial as atividades descridas nos §§ 1º e 2º são de responsabilidade do Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º.

§ 4º Os objetivos estratégicos devem ser específicos, mensuráveis e atingíveis.

Art. 6º A etapa definida no inciso III do art. 1º consiste na elaboração do documento que contém a descrição da estratégia, contendo o mapa estratégico com os objetivos organizados em uma relação lógica de causa e efeito, as iniciativas estratégicas devidamente priorizadas, bem como os indicadores e as metas de médio e longo prazos.

§ 1º A ASPLAN elaborará a proposta de indicadores e metas em conjunto com as áreas impactadas.

§ 2º A ASPLAN consolidará o PEI em uma minuta e a submeterá à consulta pública de todo o TRE/AM.

§ 3º A ASPLAN submeterá a versão final da minuta do Plano Estratégico Institucional ao CGGI para validação.

§ 4º O CGGI submeterá a minuta do Plano Estratégico Institucional validada ao Pleno do Tribunal para aprovação e edição de Resolução.

§ 5º A publicação do Plano Estratégico deverá ocorrer até 31 de outubro do último ano do ciclo de gestão da estratégia vigente.

§ 6º No âmbito setorial as atividades descridas no caput serão de responsabilidade do Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º.

Art. 7º Após a publicação do Plano Estratégico, este deve ser amplamente comunicado, por meio digital e físico, a todo TRE/AM, objetivando dar transparência e incentivar o comprometimento de todos os integrantes da instituição no atingimento dos objetivos estratégicos, atendendo desta forma a etapa prevista no inciso IV do art. 1º.

 

§ 1º No âmbito institucional a ASPLAN deverá elaborar minuta de plano de comunicação da estratégia e encaminhar ao CGGI para apreciação.

§ 2º No âmbito setorial cada área avaliará a melhor forma de realizar a comunicação da estratégia.

Art. 8º A etapa definida no inciso V do art. 1º consiste na realização das atividades necessárias e planejadas para o alcance dos objetivos previstos no Plano Estratégico, incluindo o planejamento e a realização das iniciativas estratégicas, a mobilização das partes interessadas, o desenvolvimento das equipes, entre outras.

§ 1º A execução do Plano Estratégico se dá no âmbito das diversas unidades e áreas do TRE/AM.

§ 2º No âmbito institucional, o monitoramento da execução da estratégia, realizado pela ASPLAN, consiste no acompanhamento sistemático do desempenho institucional na consecução de cada objetivo estratégico.

§ 3º Compete aos gestores das áreas do TRE/AM assegurar a execução e a efetividade de ações necessárias para o correto monitoramento dos indicadores sob sua responsabilidade e responder pelo seu desempenho, além de encaminhar periodicamente à ASPLAN os dados relativos aos indicadores.

§ 4º Na hipótese de indicador apresentar resultado inferior a 90% da meta estabelecida no dia 31 de dezembro de cada ano, o gestor responsável de cada unidade ou área do TRE/AM deverá encaminhar as justificativas de tal fato à ASPLAN, para registro e reporte ao CGGI, na primeira semana de janeiro do ano subsequente, por meio de relatório específico, contendo, no mínimo, as seguintes informações:

I - Descrição detalhada das causas do descumprimento da meta;

II - Providências para assegurar o cumprimento da meta, e

III - Prazo no qual se espera que as providências produzam efeito.

§ 5º Os incisos II e III do parágrafo anterior não serão observados quando se tratar do último ano do ciclo de gestão da estratégia vigente.

§ 6º Durante o ciclo de gestão da estratégia, o CGGI deverá promover reuniões de análise da estratégia quadrimestrais para acompanhamento dos resultados das metas fixadas em cada um dos indicadores e das iniciativas estratégicas, bem como para aprovação de ajustes, exclusão ou inclusão de indicadores de resultados, metas e iniciativas estratégicas de âmbito do poder judiciário nacional.

§ 7º Cabe à ASPLAN a gestão do portfólio de iniciativas estratégicas e sua disponibilização no portal do TRE/AM, inclusive aquelas mencionadas na Lei de Acesso à Informação referentes à estratégia.

§ 8º As disposições deste artigo aplicam-se, no que couber, ao processo de gestão da estratégia setorial, competindo ao Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º as tarefas de execução e monitoramento da estratégia.

Art. 9º O Plano Estratégico Institucional poderá ser revisado pelo CGGI sempre que houver necessidade de ações corretivas e preventivas, incluindo aquelas identificadas para o tratamento dos riscos.

Parágrafo único. No âmbito setorial, o Plano Estratégico poderá ser revisado pelo Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º sempre que houver necessidade.

Art. 10 Durante a realização das atividades do ciclo de gestão estratégica setorial é obrigatória a participação de um servidor da ASPLAN, ou outro por tal unidade indicado, na composição Grupo de Trabalho a que se refere o parágrafo único do art. 3º com a finalidade de garantir o alinhamento entres os objetivos e inciativas estratégicas setoriais e os objetivos e iniciativas estratégicas institucionais.

Art. 11 Cabe à ASPLAN detalhar as atividades atinentes a cada uma das etapas definidas nos incisos do art. 1º.

Parágrafo único. Os fluxos dos processos de trabalho de cada etapa da gestão da estratégia, com a descrição detalha das atividades, serão disponibilizados pela ASPLAN no portfólio de processos do TRE/AM.

Art. 12 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador JOÃO DE JESUS ABDALA SIMÕES

Presidente do TRE/AM