PORTARIA Nº 1.024, DE 6 DE NOVEMBRO DE 2023

O PRESIDENTE DO EGRÉGIO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

considerando as diretrizes estabelecidas na Resolução do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, n.º 240/2016, que dispõe sobre a Política Nacional de Gestão de Pessoas no âmbito do Poder Judiciário, bem como o teor da Portaria do Tribunal Superior Eleitoral - TSE, n.º 140/2019, que dispõe sobre a implementação do modelo de dimensionamento da força de trabalho na Justiça Eleitoral;

considerando as orientações do Tribunal de Contas da União - TCU extraídas do levantamento sobre o Perfil de Governança e Gestão Pública - Ciclo 2021, nos assuntos afetos à Gestão de Pessoas e a necessidade de estabelecer procedimentos para dimensionar e distribuir a força de trabalho deste Tribunal de modo a aperfeiçoar a prestação do serviço para a sociedade e,

considerando os direcionamentos estabelecidos no Plano Estratégico do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas para o sexênio 2021-2026, aprovado pela Resolução TRE/AM n.º 30/2022 e no Plano Estratégico de Gestão de Pessoas - Ciclo 2023/2026, instituído pela Portaria TRE/AM n.º 498/2023,

RESOLVE:

Das Disposições Gerais

Art. 1º Estabelecer o modelo de Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT definido pelo Tribunal Superior Eleitoral - TSE como metodologia de Dimensionamento da Força de Trabalho a ser adotado no âmbito deste Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas - TRE/AM.

Parágrafo único. O modelo adotado está alicerçado no levantamento qualitativo (principais etapas) das atividades de trabalho de cada unidade; na definição das entregas dessas atividades e na coleta dos dados quantitativos de entregas total da unidade e de esforços individuais empregados nessas entregas.

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I. Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT - é um método para se estimar qual a quantidade ótima ou ideal de trabalhadores para se alcançar um determinado objetivo.
II. Força de trabalho - é o total de servidores em efetivo exercício no TRE/AM ou na unidade, incluindo os do quadro efetivo, os requisitados, os removidos e cedidos para este Tribunal, os sem vínculo com a administração pública, os que se encontram em exercício provisório neste regional e ainda, os colaboradores do apoio administrativo.
III. Levantamento qualitativo ou dado qualitativo - é a descrição das principais etapas (fluxo) que ocorre para a realização de cada atividade, na unidade.
IV. Levantamento quantitativo ou dado quantitativo - é o controle e anotação das quantidades unitárias de cada entrega, bem como do percentual de esforço individual alocado para a realização das entregas.
V. Entrega - é a principal etapa ou procedimento do fluxo da atividade que pode ser melhor quantificada. É a representante quantificável do processo que foi realizado.
VI. Esforço - é a definição do percentual de tempo que cada servidor percebe dedicar a cada entrega da qual ele faz parte.
VII. Ocupação crítica - é a atividade que combina duas importantes características: dificuldade de reposição (mantendo-se o mesmo nível de eficiência e eficácia) e influência direta no resultado do negócio da organização.
VIII. Ciclo ou ciclo de DFT ou ciclo avaliativo - período estabelecido para as anotações, o controle e a coleta dos dados de entregas e esforços das unidades e servidores.
IX. Validação dos dados - é o processo que assegura a integridade, a assertividade e a consistência das informações inseridas no Sistema DFT.
X. Usuário - perfil, no Sistema DFT, atribuído a todos os servidores e colaboradores lotados na unidade pesquisada, incluindo o chefe, e que precisam alimentar os percentuais de esforços individuais.
XI. Gestor de Unidade - perfil, no Sistema DFT, atribuído ao gestor da unidade que está em ciclo de DFT e que tem, ente outras, a atribuição de alimentar os dados relativos às quantidades unitárias das entregas realizadas pela unidade.
XII. Gestor Estratégico - perfil, no Sistema DFT, atribuído aos superiores hierárquicos do Gestor de Unidade, por exemplo, os titulares de Coordenadorias e Secretarias.
XIII. Gestor de Órgão - perfil, no Sistema DFT, atribuído aos membros do Grupo de Trabalho responsáveis por conduzir, em conjunto com a SGP, os trabalhos relativos à implementação e execução da política de Dimensionamento da Força de Trabalho.

Do Objetivo do Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT

Art. 3º A política do Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT tem como principais objetivos:

I. prover informações para a formulação de estratégias de Gestão de Pessoas;
II. racionalizar e maximizar o uso da força de trabalho disponível;
III. identificar possíveis lacunas de conhecimentos para viabilizar o desenvolvimento de habilidades, conhecimentos e atitudes;
IV. proporcionar análises e melhorias nos fluxos de processos;
V. viabilizar a identificação de ocupações críticas;
VI. facilitar o repasse de informações internas sobre os processos, atividades e entregas das unidades e
VII. amparar a análise para propostas de alteração de estrutura organizacional.

Art. 4º A movimentação interna de servidores e colaboradores bem como a apreciação de pedidos de jornada de trabalho em regime de teletrabalho observarão, sempre que possível, os dados consolidados e disponíveis no Sistema de Dimensionamento da Força de Trabalho.

Art. 5º Os levantamentos qualitativo e quantitativo das atividades das unidades poderão subsidiar a definição de modelos e políticas de produtividade e avaliação de desempenho permanente, dos servidores.

Do Sistema DFT e Prazos - Alimentação e Validação dos Dados

Art. 6º O Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT será realizado mediante a alimentação dos dados em sistema informatizado disponibilizado e gerenciado pelo Tribunal Superior Eleitoral - TSE, acessado com nome de usuário e senha cadastrados no Sistema de Autenticação e Autorização da Justiça Eleitoral - ODIN3.

Parágrafo único. É responsabilidade de cada gestor de unidade solicitar, quando for o caso, à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, o cadastro dos servidores e colaboradores sob sua subordinação hierárquica para acesso ao Sistema DFT.

Art. 7º É obrigatório o preenchimento dos dados quantitativos relativos às entregas da unidade, tanto pelo gestor da unidade como por cada servidor e colaborador terceirizado do apoio administrativo, quando a unidade estiver em ciclo de DFT.

Parágrafo único. A alimentação dos dados quantitativos das entregas deve ocorrer no período compreendido entre o 1º (primeiro) e o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao mês pesquisado.

Art. 8º Até o 10º (décimo) dia útil do mês subsequente ao mês pesquisado, o gestor da unidade deve emitir o correspondente Relatório para análise, ajustes, se necessário, e validação dos dados alimentados por toda a força de trabalho da unidade.

Art. 9º A qualquer tempo, as chefias imediatas dos gestores das unidades, que possuem o perfil de "gestor estratégico", devem acessar o Sistema DFT para acompanhamento dos dados alimentados pelas unidades subordinadas, sendo obrigatória sua validação junto à unidade pesquisada, em cada mês dimensionado.

Parágrafo único. O perfil "gestor estratégico" de que trata este artigo fica obrigatório às unidades da Secretaria do Tribunal e optativo aos Cartórios Eleitorais.

Art. 10. Ao final do ciclo avaliativo e previamente à consolidação dos dados, o Grupo de Trabalho de que trata o § 1º, do artigo 11, deverá emitir o Relatório Geral do ciclo e encaminhá-lo, via Sistema Eletrônico de Informações - SEI, para o "gestor da unidade" correspondente, para Atesto de Validação, no prazo de 2 (dois) dias úteis, com prosseguimento para o "gestor estratégico" superior, para os mesmos fins, no prazo de 3 (três) dias úteis.

Parágrafo único. Nos cartórios eleitorais quando não houver juiz eleitoral com a atribuição de "gestor estratégico", a validação será realizada apenas pelo chefe de cartório - gestor da unidade.

Das Competências

Art. 11. Compete à Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP, a gestão da política de Dimensionamento da Força de Trabalho - DFT, neste Tribunal.

§ 1º Para auxiliar a SGP na condução dos trabalhos relativos ao DFT, será composto e mantido um Grupo de Trabalho multissetorial, com membros indicados pelos gestores das macro unidades do Tribunal.

§ 2º Os membros do Grupo de Trabalho de que trata o item anterior, indicados pela respectiva macro unidade, têm a responsabilidade de parametrizar o Sistema DFT, previamente à realização de ciclo avaliativo em uma unidade pertencente à macro unidade da qual faz parte.

Art. 12. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, a prestação do suporte necessário para o bom funcionamento do Sistema DFT e correspondente acesso aos servidores e colaboradores, quando solicitado.

Art. 13. Compete ainda, para o Sistema DFT:

I. Ao Perfil Usuário:
a. controlar, diariamente, as entregas ou etapas que estão sendo executadas;
b. repassar, ao gestor da unidade, a quantidade de entregas executadas durante o mês de referência;
c. alimentar, no prazo assinalado, os esforços empreendidos em cada entrega da qual fez parte, no mês em referência e
d. ajustar, quando necessário, os esforços alocados.

II. Ao Perfil Gestor de Unidade:
a. atualizar, sempre que necessário, as etapas das atividades de responsabilidade da unidade;
b. informar ao Grupo de Trabalho sobre as alterações necessárias;
c. alimentar, no prazo assinalado, as quantidades de entregas total da unidade e os esforços empreendidos em cada entrega da qual fez parte, no mês em referência e
d. analisar, ajustar, se necessário, e validar os resultados de quantidade de entregas e esforços individuais anotados, de toda a força de trabalho da unidade.

III. Ao Perfil Gestor Estratégico:
a. analisar e validar os resultados de quantidade de entregas e esforços individuais anotados pelas unidades subordinadas e
b. analisar os resultados finais consolidados.

IV. Ao Perfil Gestor de Órgão:
a. analisar e atualizar, sempre que necessário, o levantamento qualitativo de atividades e entregas;
b. parametrizar e preparar o Sistema DFT para os ciclos avaliativos;
c. gerir a concessão de perfis de usuários e gestores;
d. acompanhar a alimentação dos dados pelas unidades;
e. alimentar os indicadores de pessoal, quando necessário;
f. validar a correspondência de lançamentos entre entregas e esforços, diligenciando para ajustes, quando necessário e
g. consolidar os resultados finais dos ciclos avaliativos.

Das Disposições Finais

Art. 14. É obrigatória a participação de todo servidor e colaborador lotado em unidade que esteja em ciclo avaliativo.

Parágrafo único. Para que os resultados obtidos possam refletir a realidade sobre as entregas e a força de trabalho da unidade, todos devem manter um rigoroso controle das atividades desempenhadas.

Art. 15. Nos casos de mudança de lotação durante o ciclo de DFT, o servidor ou colaborador que sair da unidade pesquisada, deve manter seu controle de entregas realizadas para alimentação no Sistema DFT, no momento oportuno.

Art. 16. Os casos omissos ou excepcionais serão submetidos à apreciação da Diretoria-Geral.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador JORGE MANOEL LOPES LINS
Presidente do TRE/AM