RESOLUÇÃO N° 22, DE 29 DE SETEMBRO DE 2021

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso das atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO o §2º do art. 216 da constituição Federal, que atribui à Administração Pública a responsabilidade pela gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos a quantos dela necessitem;
CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever dos órgãos do Poder Judiciário Federal em garantir e proceder à Gestão Documental, nos termos da Lei nº 8.159/1991;
CONSIDERANDO a Resolução nº 23.379, de 1º de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;
CONSIDERANDO os termos da Resolução n° 25, de 12 de dezembro de 2017, deste Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, que Dispõe sobre o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, nos termos da Lei 12.527, de 18 de
novembro de 2011;
CONSIDERANDO, ainda, a Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que Institui diretrizes e normas de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME; e
CONSIDERANDO, por fim, a designação da nova composição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, instituída pela Portaria nº 278, de 28 de maio de 2021.

RESOLVE:

Art. 1º Instituir as diretrizes para a Implantação do Programa de Gestão Documental – PGD, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas – TRE/AM, cujos mecanismos se encontram estabelecidos por esta Resolução.

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º A Gestão Documental no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas adotará os procedimentos previstos nesta Resolução, observando, no que couber, o disposto na Resolução CNJ nº 324/2020 combinado com a Lei nº 8.159/1991.

Art. 3º As unidades administrativas da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e os Cartórios Eleitorais, deverão utilizar-se do Plano de Classificação de Documentos – PCD, da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, da Instrução Normativa que dispõe sobre a matéria a ser editada, pelo Manual de Gestão Documental e demais instrumentos de Gestão Documental, que serão estabelecidos pelo TRE/AM, para a produção, classificação, avaliação, descrição, transferência ou recolhimento de documentos.

Art. 4º Os instrumentos de Gestão Documental serão aplicados a todos os documentos produzidos/recebidos no Tribunal, independentemente do suporte.

Art. 5º O Plano de Classificação de Documentos – PCD, constitui-se instrumento de gestão arquivística deste Regional, utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido/recebido no exercício das funções.

Art. 6º O Plano de Classificação de Documentos – PCD, tem como base as funções e atividades realizadas pelo Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e sua estrutura parte do geral para o específico, tornando possível a inserção de códigos adicionais de classificação com o
desenvolvimento de novas atividades.

Art. 7º A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, determina prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária e a destinação final, bem como, estabelece critérios para transferência de suporte (digitalização) com vistas ao descarte ou recolhimento ao arquivo permanente.

§1º Na fase corrente os documentos constituem os arquivos setoriais.

§2º Na fase intermediária os documentos podem permanecer nos arquivos setoriais ou serem transferidos ao Arquivo Central do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

§3º Documentos de guarda permanente devem ser preservados para a história.

Art. 8º A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, é resultante da avaliação dos documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, define os prazos de guarda nas respectivas fases corrente, intermediária e define prazos e critérios para a destinação final, quais sejam: a guarda permanente ou eliminação.

Art. 9º Para os efeitos desta Resolução, consideram-se:

I - amostragem: técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo;

II - arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela unidade que o produziu/recebeu, a quem compete sua administração;

III - arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente);

IV - arquivo permanente: conjunto de documentos que não mais respondem aos objetivos de sua criação, ou seja, estão destituídos de valor primário, sendo preservados em função de seu valor secundário;

V - corte cronológico: marco temporal segundo o qual todos os documentos produzidos até então deverão ser preservados em caráter permanente;

VI - documento arquivístico: é aquele original único, produzido/recebido pelas unidades administrativas da Sede do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e pelos Cartórios Eleitorais na execução das suas atividades jurisdicionais e administrativas;

VII - fundo de arquivo: conjunto de documentos de qualquer natureza e suporte que tenham sido produzidos/recebidos e acumulados organicamente por determinada instituição;

VIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

IX - lista de documentos vitais: elenco de documentos de guarda permanente que devem ser preservados por seu valor para a memória institucional.

X - unidade de arquivo: unidade que envolve operações de natureza arquivística, como arquivamento, desarquivamento, custódia, transferência, recolhimento, preservação, eliminação dos documentos destituídos de valor, processamento técnico e acesso aos documentos;

XI - unidade produtora/acumuladora: unidade administrativa responsável pelas atividades relativas aos documentos/dossiês/processos;

XII - serviço de protocolo: processo de trabalho que envolve o gerenciamento de documentos recebidos e informações em fase corrente - seleção, identificação, registro, classificação e controle de tramitação, independentemente de suporte ou formato;

XIII - suporte: unidade material em que as informações são registradas, a exemplo: papel, mídia digital, plástico, metal, filme, fita magnética, disco magnético, disco de vinil, chip de silício;

XIV - valor primário de documentos: valor atribuído a um documento em função de seu interesse para a unidade produtora/recebedora, levando-se em consideração a sua utilidade para fins administrativos, legais, financeiros ou probatórios (está intimamente ligado às razões que justificam sua criação, existência e utilização); e

XV - valor secundário de documentos: valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora/recebedora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

CAPÍTULO II
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 10. A Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, abrange as atividades de protocolo, expedição, arquivo e a administração de documentos e processos eletrônicos.

Art.11. São requisitos essenciais para a Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas:

I - - implementação de estratégias de preservação dos documentos arquivísticos, inclusive digitais, em ambiente seguro, pelo tempo necessário para serem utilizados como instrumentos de prova e informação;

II - padronização de espécies e tipos documentais;

III - adoção de Plano de Classificação de Documentos – PCD, Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e Lista de Documentos Vitais – LDV;

IV - gerenciamento e controle da documentação produzida/recebida por meio de sistema próprio, que contemple a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade, a destinação e os graus de confidencialidade, segurança e sigilo de acesso aos documentos;

V - avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à memória institucional, à administração da Justiça Eleitoral e à garantia dos direitos individuais;

VI - racionalização na produção e acumulação de documento e a sua retenção somente pelo período estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD; e

VII - acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos.

Art. 12. Todo documento de natureza institucional recebido deverá ser encaminhado à seção de protocolo.

Art. 13. A Gestão dos Documentos de arquivo em fase corrente e intermediária deverá ser realizada pela unidade produtora/acumuladora dos documentos.

Art. 14. A transferência de documentos do arquivo corrente das unidades administrativas do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas para a unidade de arquivo deverá ser formalizada através da Guia de Transferência, conforme definido pela Instrução Normativa nº 04/2009.

Art. 15. O recolhimento de documentos históricos do arquivo intermediário das unidades administrativas para o Arquivo Central deverá ser formalizada através da Guia de Recolhimento, conforme definido pela Instrução Normativa nº 04/2009.

Art. 16. Compete ao Arquivo Central a guarda dos documentos das unidades administrativas do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, nas fases intermediária, após decorrido o prazo descrito na TTD, e permanente, cabendo a cada Cartório Eleitoral o arquivamento de seus documentos nas fases corrente e intermediário.

CAPÍTULO III
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 17. Nenhum documento arquivístico das unidades administrativas da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado sem que haja previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e previamente autorizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Art. 18. A eliminação de documentos, na conformidade dos prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, deverá ser realizada no âmbito da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, pelo Arquivo Central e nas Zonas Eleitorais, pelos respectivos Cartórios Eleitorais.

Parágrafo único. A eliminação de documentos das unidades administrativas do Tribunal, pelo Arquivo Central, deverá ser precedida de autorização das unidades produtoras/acumuladoras respectivas, de publicação da Listagem de Eliminação de Documentos no Portal da
Transparência do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, e de publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário da Justiça Eleitoral do Amazonas – DJE.

Art. 19. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social, devendo ser
formalizado por meio da lavratura do Termo de Descarte de Documentos, ver Anexos do Manual de Gestão de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

§1º Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados por meio da trituração ou outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.

§2º Deve-se aplicar a técnica de amostragem, na forma utilizada pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ, a ser adotada como estratégia de guarda amostral para processos que serão eliminados.

§3º A amostragem é de guarda permanente.

Art. 20. Os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos deverão ter rotinas de eliminação dos documentos inativos e sem valor secundário, visando auxiliar nos custos, escalabilidade, desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

§1º Para o fim de que trata o caput deste artigo, sempre que possível, os sistemas informatizados deverão adotar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, utilizando a mesma nomenclatura e notação, bem como, a Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, com a
mesma nomenclatura e temporalidade.

§2° Os prazos de guarda determinados na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD, deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento no sistema informatizado.

§3º Ao realizar a eliminação dos documentos digitais, as informações deverão ficar efetivamente indisponíveis, considerando-se que não implica a eliminação de seus metadados.

§4º Não serão eliminados os documentos digitais em tramitação, com pendências, sob litígio ou investigação.

§5º Todas as cópias dos documentos digitais eliminados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

§6º Os procedimentos para utilização de sistemas de gestão documental deverão estar descritos detalhadamente em manual de usuário do sistema.

Art. 21. A eliminação de documentos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, ocorrerá depois de concluído o processo de classificação, avaliação e seleção documental, que deverá ser realizado pelas unidades administrativas da Secretaria do Tribunal e pelos Cartórios Eleitorais, sob orientação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

§1º Nas unidades administrativas da Secretaria do Tribunal a eliminação de documentos realizarse-á, ordinariamente, uma vez ao ano e, extraordinariamente, de acordo com a necessidade.

§ 2º Nos Cartórios Eleitorais a eliminação de documentos, sob sua guarda, será realizada por seus próprios servidores ordinariamente a cada ano, e extraordinariamente, de acordo com a necessidade.

CAPÍTULO IV
DOS DOCUMENTOS VITAIS

Art. 22. A Lista de Documentos Vitais – LDV, reúne os documentos de guarda permanente do Fundo Histórico da Justiça Eleitoral e deverão ser preservados em caráter definitivo.
Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente:

I - decisões, regras e normas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas etc), conforme definido na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;

II - os documentos cuja destinação final seja a guarda permanente, conforme definição da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;

III - os documentos amostrais preservados do conjunto de documentos destinados ao descarte; e

IV - os documentos do acervo que passaram por avaliação especial e foram considerados de valor histórico para a preservação da memória institucional.

CAPÍTULO V
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 23. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, de acordo com o art. 11, incisos de I a V, da Resolução CNJ nº 324/2020, é responsável por: propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente; orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação; identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos; analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e, realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do PRONAME sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão de Memória.

Art. 24. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, será designada por Portaria da Presidência, sem prejuízo das atribuições de seus membros perante as respectivas unidades de lotação.

§1º A Resolução CNJ nº 324/2020, recomenda, em seu art. 12, que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, seja composta por, no mínimo:

I - um servidor responsável pela unidade de gestão documental;

II - um servidor responsável pelas atividades de Memória da instituição;

III - um servidor da unidade de tecnologia da informação;

IV - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia;

V - um servidor graduado em curso superior de História; e

VI - um servidor graduado em curso superior de Direito.

§2º Poderá ser indicado magistrado para atuar junto à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, na condição de Presidente.

§3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, a seu critério, poderá requisitar o auxílio de servidores das Unidades do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, referidas nos documentos a serem avaliados, bem como o de servidores com formação
acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

§4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, reunir-se-á sempre que necessário, lavrando-se a ata correspondente.

Art. 25. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:

I - analisar e aprovar os processos e instrumentos de gestão documental do Tribunal;

II - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

III - orientar o processo de análise e avaliação da documentação no âmbito de atuação do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas;

IV - analisar e aprovar as listagens de eliminação de documentos e processos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, de acordo com os prazos de guarda e a destinação final, previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD;

V- analisar e aprovar propostas enviadas pelas unidades administrativas da Secretaria do Tribunal e pelos Cartórios Eleitorais de atualização do Plano de Classificação de Documentos – PCD e da Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e submetê-los à autoridade
competente;

VI - prestar orientações às unidades administrativas da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e aos Cartórios Eleitorais sobre a utilização dos instrumentos de Gestão Documental e da ferramenta eletrônica de eliminação de documentos, quando disponível.

Art. 26. Após aprovada a eliminação e referendada pela Diretoria-Geral, será publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário da Justiça Eletrônico – DJE do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio eletrônico do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, na intranet e na internet.

§1º A publicação a que se refere este artigo compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, quando se referir a documentos das unidades administrativas da Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, quanto aos Cartórios Eleitorais, compete a publicação a que se refere este artigo, relativamente aos seus documentos.

§2º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos fixará o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventual solicitação de alienação de documentos pela parte interessada.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27. A disseminação de informações sobre o Programa de Gestão Documental – PGD dar-seá, obrigatoriamente, nos sítios eletrônicos do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, na internet e intranet.

Art. 28. O Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas deverá priorizar, para fins de criação e preservação de documentos digitais, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (MoReq- Jus) e um
Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC- Arq), de acordo com recomendação do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Art. 29. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação do TRE/AM disponibilizar e manter ferramentas adequadas para o efetivo funcionamento do Programa de Gestão Documental – PGD.
Parágrafo único. Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, o acervo digital avaliado como de guarda permanente deverá ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, conforme definido em resolução própria, visando a garantir o acesso permanente, independentemente das evoluções tecnológicas e do sistema originário.

Art. 30. Deverão ser priorizados recursos orçamentários e tecnológicos para a implantação do Programa de Gestão Documental – PGD.

Art. 31. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do TRE/AM.

Art. 32. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, Manaus/AM, aos 29 dias do mês de setembro de 2021.